#112 – Kontaktmanagement

Eben ruft Hr. Meier an, Gerade habe ich die Mail von Hr. Müller gelesen. Was wollte nochmal mein Kollege? Ich kann ihn nicht fragen, der telefoniert gerade mit dem Roten Kreuz. Diese Situation ist kein Einzelfall sondern ich erlebe das täglich in meinem Umfeld. Kontakte sind in unserem Leben essentiell. Durch unsere modernen Kommunikationssysteme haben die Kontakte zugenommen aber die wirklich Kommunikation abgenommen. Es kommt immer weniger beim Empfänger an. Wie behalten wir den Überblick über unsere Kontakte ?

Die Antwort darauf nennt sich Kontaktmanagement.

Kontakte sind wie Ziele ein sehr wichtiger Teil unseres Lebens. Wir Menschen können ohne Kontakte nicht leben. Im Tagesablauf besteht aber oft die Gefahr, dass wir unsere Kontakte vernachlässigen. Wir Menschen sind auf Nähe angewiesen. Dann funktioniert Kommunikation zu einem großen Teil nonverbal. Sind wir voneinander getrennt, müssen wir über Sprache kommunizieren und daran denken. Wir müssen bewusst daran denken, mit Menschen in Kontakt zu bleiben. Das gilt nicht für Menschen auf die wir verrückt sind, da setzt unser Automatikregelkreis den Gefühlsimpuls automatisch. Aber an alle anderen müssen wir denken. Es gibt kein Multitasking und wir können immer nur an eine Sache denken. Also fallen diese Kontakte im Tagesablauf meistens neben runter. Dann ruft ein Freund an und sagt mir, dass wir aber schon lange nicht mehr gesprochen haben. Er hat recht!Wenn man selbst nicht an etwas denkt, braucht man jemand oder etwas, dass mich daran erinnert.

Seit vielen Jahren verwende ich hierzu das Programm ContactJournal.

Hierbei handelt es sich um ein kleines CRM Programm.

CRM steht für Customer Relationship Management und gilt in vielen Firmen als Geheimwaffe um den Vertrieb auf Vordermann zu bringen.

Diese App synchronisiert mit der Kontaktdatenbank im iPhone und über Dropbox Geräteübergreifend.

Wie das funktioniert?

Aktuell habe ich 1562 Kontakte in meinem iPhone! Nicht alle Kontakte sind gleich wichtig und nicht alle sollten/müssen gepflegt werden. Ich hatte schon einmal gesagt, dass ich nicht zwischen privaten und geschäftlichen Terminen unterscheide. Mit den Kontakten halte ich es genau so. Unter meinen Kontakten habe ich alles. Meine Kunden, meine Freunde, meine Verwandten, Hotels, Restaurants und und und. Um hier einen Überblick zu behalten habe ich meine Kontakte gruppiert.

Ich verwende folgende Gruppen : Meine Besten Freunde, Freunde&Bekannte, Leute die mir wirklich helfen, Restaurants, Gutes Essen, Alle meine Kunden usw. (über die anderen Gruppierungen sage ich besser nix 😉 )

Diese Gruppierung gibt mir die Chance einen Überblick zu behalten. Jede Gruppe hat so ihre Eigenschaften und fordert bestimmte “Pflege”. Ja Du liest richtig Pflege. Beziehungen müssen gepflegt werden. Private und auch Geschäftliche. Pflege bedeutet Telefonate, Mails, Post, Treffen, Biergarten, Essen und und und.

Natürlich trifft das nicht für alle meine Kontakte zu.

Contact Journal ist ideal für ein effektives Kontaktmanagemet. Wie läuft mein Kontaktmanagement ab?

Es arbeitet mit einer eigenen Datenbank und Verwaltung. Zunächst habe ich alle Kontakte in CJournal importiert. CJournal synchronisiert mit der internen Kontakte App und damit natürlich mit iCloud. Jede Änderung in Kontakte wandert in CJournal und umgekehrt. Jeder Kontakt in CJournal hat eine Kontaktansicht. Du siehst das Bild, den Namen. Du kannst direkt eine Nachricht schicken, anrufen oder eine Mail schicken über die Tasten unter dem Namen. Weiterhin gibt es zu jedem Kontakt 4 Reiter mit der Aufschrift Logs, ToDos, Files und Info. Info sind die Daten zum Kontakt. (Adresse, e-mail usw.) Logs zeigt Dir alle “Pflegemaßnahmen” die bisher stattgefunden haben. Über Add Log kannst Du Notizen, Infos, Gefühle usw. Deines Kontaktes festhalten mit Ort und Datum. Wenn Du den Kontakt aus den Kontakten anrufst, mailst oder simst wird automatisch ein Log erstellt. Du kannst alles festhalten was es zu diesem Kontakt gibt.

Beim Reiter ToDo kannst Du eine Aufgabe erstellen. Beispiel: Du wolltest Deinen Kontakt morgen anrufen. Dann erstelle eine Aufgabe in CJournal. Je nach Einstellung reserviert diese Aufgabe direkt eine Stunde in Deinem Kalendar, mit oder ohne Alarm. Du wirst morgen erinnert, hakst Die Aufgabe ab und es wird automatisch ein Log draus. So kannst Du genau verfolgen wann Du wo mit wem über was gesprochen hast. Das ist aber noch nicht alles. Gibt es ein bestimmtes Dokument dass Du einem Kontakt zuordnen möchtest? Ein Bild, ein Film, eine pdf Datei? Dann kannst Du diese per Mail schicken und einem Kontakt in CJOurnal zuweisen. Du hast dann die daten für Deinen Kontakt immer dabei.

Mit der Zeit kennt CJournal alle Fakten zu Deinen Kontakten.Das ist aber noch nicht alles. Wenn man, wie ich im Außendienst unterwegs ist, ist es manchmal wichtig festzustellen welcher Kunde denn noch in der Nähe wäre? Einfach im Menü unten auf Maps drücken und schon siehst Du alle Kontakte in der Nähe.

 

 

Du kannst Dir sogar die Kontakte nach Entfernung anzeigen lassen.

Der Workflow fürs Kontaktmanagement mit CJournal sieht wie folgt aus.

Anruf Mail oder Treffen ->Fakten in Log eintragen.

Fragen Aufgaben Klärungen -> Aufgabenmanagement

Hier ist es wichtig den Überblick zu behalten. Denn für Aufgaben die ich erledigen muss, ist einzig meine Aufgabenliste zuständig. Ich trage in CJournal als ToDo ein, dass ich den Kontakt kontaktieren muss bis zum… Die notwendigen Aufgaben diktiere ich Siri und habe sie dann in meinem Aufgabenmanagement. Wichtig ist keine Aufgaben doppelt zu pflegen. Das macht keinen Spass und wird scheitern.

Aber wie unterscheidet man.

Bsp: Ein Kunde ruft dich an und sagt er braucht bis Morgen ein Angebot und darüber hinaus eine Info zu einem Produkt. Das ist zunächst ein Kontakt und zwei Aufgaben. Du musst etwas tun. Mit Termin. Also ganz klar Aufgaben erstellen. 2 Stück mit Datum. In CJournal trägst du ein kurzes Log ein dass du angerufen wurdest.

Die Aufgaben regelt dein Aufgabenmanagement. Wird eine Aufgabe erledigt so kopiere ich den Text der Aufgabe als Log in CJournal fertig. Ich kenne also immer im Kontaktmanagement die Geschichte unserer Beziehung. Ich erkenne wann ich das letzte mal Kontakt hatte.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung

 

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