#136 – Personal Kanban – CRM mit Trello

Vor einiger Zeit habe ich schon mal einen Artikel über Trello veröffentlicht. Damals ging es um das Thema Aufgabenmanagement. Trello ist ein Tool das mit Karten arbeitet. Menschen in der Fertigungsindustrie kennen diese Vorgehensweise als Kanban. Es stammt aus Japan.

Kanban ist eine Methode die gnadenlos Schwachpunkte aufdeckt und Engpässe aufzeigt.

Im Gegensatz zu riesigen To Do Listen handelt es sich um eine Methode die sehr gut für Menschen mit einer Vorliebe für visuelle Techniken. Das jonglieren der Karten schafft Flexibilität.

Ich benutze Trello seit einigen Wochen als CRM Tool.

CRM steht für Customer Relationship Management oder Kunden Beziehungsmanagement. CRM Tools verwendet man um einen systematischen Vertrieb zu gewährleisten. Wann kontaktiere ich wen und warum? Welche Probleme und Chancen haben meine Kunden. Es gibt viele Tools hierzu auf dem Markt, Salesforce Microsoft Dynamics, Zoho, Sugar CRM um nur einige zu nennen. Für Solopreneure und Freelancer sind diese Tools oft zu teuer, zu umständlich oder oversized. Deshalb zeige ich hier eine einfache Möglichkeit für ein effektives CRM mit Trello. Visuell, Einfach, Effektiv und kostenlos. Troll läuft auf allen Systemen. Android, Windows, Mac, iOS. Eine Änderung steht unmittelbar auf allen Systemen zur Verfügung. Es eignet sich auch hervorragend dazu um Teams zu organisieren, Aufgaben verteilen und an großen Projekten zu arbeiten.

Für CRM habe ich mir nachfolgendes Board erstellt.

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Das Board besteht aus folgenden Listen:

Leads: Hier finden wir alle möglichen Kunden. Messekontakte, Newsletter Abonnenten, Besucher der Webseite usw. Menschen die Interesse an unserem Produkt haben oder haben könnten.

Meine Kunden: Hier finden wir alle Kunden. Jeder Kunde hat genau eine Karte.

Warten auf: Hier warten wir auf eine Antwort vom Kunden oder etwas von einem Zulieferer.

Diese Woche: Hier finden wir alle Kunden die ich diese Woche kontaktieren möchte. Sei es um einen Termin zu vereinbaren oder einfach nur um mich nach dem Befinden zu erkundigen.

Heute ist der Tag: Alle Kunden die ich heute kontaktieren will.

Heute kontaktiert: Alle Kunden zu denen ich heute Kontakt hatte.

Kontaktaufnahme gescheitert: Erklärt sich von selbst.

Erledigt: Wurde kontaktiert und ist wieder bereit für den Anfang.

Das Board stellt praktisch eine große Wand dar. Die Kundenkarte kann hierbei beliebig verschoben werden je nachdem welchen Status sie aktuell hat.

Die Karte für den Kunden sieht dabei wie folgt aus:

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Auf jeder Karte trage ich oben die Adresse des Kunden ein. Auf jeder Karte kann man mehrere Dinge tun.

Ich kann einen Kommentar schreiben, Trello fügt dabei das Datum automatisch hinzu. Mit der Zeit entsteht so ein Journal mit meinen Beziehungen die ich mit dem Kunden hatte. Was haben wir wann mit wem besprochen und was wurde beschlossen. Natürlich kann jede Kundenkarte auch als pdf exportiert werden. Es gibt aber noch mehr Möglichkeiten. Ich kann mehrere Mitglieder für mein Trello Board freischalten. Wir können also im Team zusammenarbeiten.

Die Funktion der Labels erlaubt es jeder Karte eine Farbe zuzuordnen.Bildschirmfoto 2015-11-10 um 19.48.24

Bei mir sind Probleme rot, Meine Leads gelb und Meine Kunden grün.

Gibt es eine Frist bis wann etwas erledigt sein muss, dann kann man diese für die Karte erstellen und eine Checkliste für die Aufgaben eingeben .

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Auf der Kundenkarte steht also eindeutig was ich bis wann bei diesem Kunden erreichen oder besprechen muss.

Welche Regelung gibt es für den Workflow auf dem Kanban Board.

Alle meine Kunden starten in der Liste Meine Kunden und der Farbe grün. Neukunden, Messe Leads und unbekannte Kunden landen unter Meine Leads mit der Farbe gelb.

Wird ein Lead zu einem Kunden, dann wird die Farbe auf grün geändert bzw. Ergänzt. Dadurch kann ich erkennen ob der Kunde über einen Lead kam, oder direkt zum Kunden wurde.

Für die Kommunikation mit Kunden gibt es meiner Erkenntnis nach eigentlich nur zwei Kategorien.

Service oder Vertrieb. Beim Service benötigt der Kunde eine Information, ein Zertifikat, eine Auskunft, einen Vor-Ort Einsatz. Er benötigt also Hilfe von mir, damit er sein Geschäft erfolgreich betreiben kann.

In der Kategorie Vertrieb geht es immer um einen konkreten Auftrag, ein Angebot oder ein Produkt. Der Kunde möchte etwas kaufen oder ich möchte ihm etwas verkaufen. In beiden Fällen gibt es Situationen, in denen ich auf einen Arbeitsfortschritt in einer Support Abteilung warten muss.

In diesem Fall wandert die Karte unter die Warten auf Liste. Gibt es ein akutes Problem dann wandert die Karte unter die Problemspeicher Liste. Im Unterschied zur Warten Auf Liste bin ich dabei der Treiber und nicht der Wartende.

Zum Anfang der Woche wandern eine bestimmte Anzahl Kunden und auch Leads in die Liste Diese Woche.

Ich nehme dabei immer die oberste Karte der Liste und verschiebe sie.

Es gibt also zum Wochenbeginn eine Liste aller Kontakte welche ich gerne kontaktieren möchte.

Jeden Tag zum Arbeitsbeginn schiebe ich dann eine, zwei oder mehr Karten in die Liste Heute ist der Tag.

Diese Kunden kontaktiere ich heute. Diese Liste muss jeden Abend leer sein! Also nur soviel Kontakte hier hinschieben wie man auch kontaktieren kann!

Nach dem Kontakt wird die Karte mit Kommentar in die Liste Heute kontaktiert verschoben.

Werde ich zwischendurch von einem anderen Kunden kontaktiert, dann wird dessen Karte, natürlich mit Kommentar, ebenfalls in die Liste Heute kontaktiert verschoben.

Gelingt der Kontakt nicht, dann gibt es noch die Liste Kontaktaufnahme gescheitert.

Am Ende eines jeden Tages nehme ich mir 5 Minuten und schaue mir mein Board an. Alle Kunden der Liste Heute kontaktiert wandern in Erledigt, alle in Kontaktaufnahme gescheitert wandern an das Ende der Liste Diese Woche.

Am Freitag Nachmittag bildet mein Trello Board ein schönes Abbild aller Kontakte der Woche. Ich sehe wieviel ich erreicht habe, oder auch nicht. Wie groß ist der Problemspeicher, wo warte ich noch auf Antworten, wo bin ich nicht dazu gekommen. Wird eine Liste immer länger, dann gibt es genau dort ein Problem!

Die Kundenkarten der Liste Erledigt werden danach wieder in die Liste Kunden am Ende einsortiert.

Die Woche beginnt von vorne. Ich kann jetzt nie mehr den Überblick verlieren. Ich kann vielleicht nichts tun, aber ich weiss genau wo es hängt.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung