#138 – Setzen Sie alles auf eine Karte!

Personal Kanban im täglichen Gebrauch

Das Tool Trello habe ich bereits zweimal behandelt. Beim letzten Mal ging es um die Frage ob ich mein CRM Kontaktmanagement damit erledigen kann.

Seit diesem Bericht setze ich Trello konsequent dafür ein. Es funktioniert richtig gut.

Heute befasse ich mich mal wieder mit meinem ureigensten Thema: Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement. Diesmal allerdings mit Trello. Warum Trello?

Trello arbeitet visuell mit Karten. Je nachdem, wo diese Karte hängt, hat sie eine Funktion. Das sieht man an einem Board sofort. Deshalb ist dieses Verfahren für Menschen, die eher visuell arbeiten, besser geeignet als eine ganz normale To-Do Liste.

Bei einer To-Do Liste verlieren sich die Aufgaben in endlos langen Listen, welche immer unübersichtlicher werden. Bei Trello ist dies nicht so. Man behält immer den Überblick.

Mit Trello arbeiten bedeutet Kanban einzusetzen. Kanban kommt aus der Fertigung und ist wie vieles eine Erfindung aus Japan. Es bedeutet eigentlich Anzeigekarte. Was zeigt die Karte an?

Nehmen wir einmal einen Supermarkt.

  • Im Verkaufsregal für Schokolade können 10 Tafeln Schokolade zum Verkauf angeboten werden.
  • Im Lager des Supermarktes können im Karton 40 Tafeln Schokolade gelagert werden.

Sowohl im Verkaufsregal als auch im Lager gibt es jeweils eine Kanban Karte.

Kaufen die Kunden Schokolade und das Verkaufsregal wird leer, dann wird die Kanbankarte des Verkaufsregals sichtbar. Darauf steht geschrieben : 10 Tafeln Schokolade aus Lager holen und auffüllen.

Der für das Auffüllen der Regale verantwortliche Mitarbeiter nimmt die Karte und läuft damit ins Lager.

Er nimmt 10 Tafeln aus dem Karton und füllt damit das Verkaufsregal wieder auf. Die Kanban Karte wird wieder ins Verkaufsregal gelegt hinter die Schokolade.

Dies wiederholt der Mitarbeiter solange, bis der Karton im Lager leer ist. Dadurch wird eine weitere Kanbankarte sichtbar auf der geschrieben steht: Neuen Karton mit Schokolade bei xy bestellen.

Diese Karte nimmt der Mitarbeiter und trägt sie zum Marktleiter. Dieser bestellt die Schokolade. Die Kanbankarte verbleibt solange beim Marktleiter, bis die neue Schokolade eingetroffen ist. Dann wird der Karton mit der Karte wieder ins Lager transportiert.

Was bringt das alles?

Man sieht sofort, wer eine Karte hat, hat etwas zu erledigen. Man erkennt durch die Karten relativ schnell, wo die Performance nicht ausreicht und kann darauf reagieren. Beispiel: Von der Bestellung bis zur Lieferung neuer Schokolade dauert es 3 Tage. In 3 Tagen werden aber aktuell 30 Tafeln Schokolade verkauft. Um das Verkaufsregal immer gefüllt zu haben, muss die Kanbankarte des Lagers nicht erst sichtbar werden wenn der Karton leer ist, sondern schon nachdem 10 Tafeln (von 40) aus dem Karton entnommen wurden.

Die Nachfrage steuert praktisch das Angebot. Man nennt dies auch Pull Prinzip.

Bei unserer täglichen Arbeit und in unserem leben ist es irgendwie so ähnlich wie im Supermarkt.

-Mein Chef will die Planzahlen für das nächste Jahr

-Meine Freunde wollen mit mir auf den Weihnachtsmarkt

-Meine Kinder wollen mit mir einkaufen gehen.

-Mein Kunde braucht unbedingt technische Unterstützung

und und und.

Alle ziehen an mir. Das ist eindeutig ein Pull Effekt. Meine Leistungsfähigkeit oder Performance ist allerdings begrenzt, meine Zeit auch.

Kluge Köpfe aus der Softwareentwicklung sind mit diesem Ansatz auf etwas gekommen, was sie Personal Kanban nennen.

Beim Personal Kanban gibt es für jede Aufgabe die zu erledigen ist eine Position auf dem Kanban Board. Jede Aufgabe ist eine Karte.

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Nehmen wir jetzt einmal 4 Stationen bzw. Listen in Trello. Diese nenne ich :

– Diese Woche

– Heute

– Warten auf

– Archiv – Erfolge

Alle genannten Aufgaben stehen zunächst ganz links unter der Überschrift „Diese Woche“.

Jeden Tag suche ich mir die Karten aus, die ich heute bearbeiten will bzw. bearbeiten kann.

Diese Karten wandern dann unter die Überschrift „Heute“.

Alles was ich zu diesen Aufgaben an Infos habe, alle Maßnahmen, alle Dokumente usw. finden sich, dank Trello, auf diesen Karten.

Nichts geht mehr verloren! Alle Infos an einer Stelle! Ist die Aufgabe erledigt, wandert sie ganz nach rechts ins „Archiv“. (Von da wandern die Karten bzw. deren Inhalt in Evernote )

Kann ich an einer Karte nicht weiter arbeiten weil ich auf eine Aktion von jemand warten muss, dann wandert die Karte in „Warten auf“. Natürlich wird notiert auf wen ich warte. Wo? Natürlich direkt auf der Karte.

Wichtiges Grundprinzip beim Personal Kanban:

Die Arbeit muss begrenzt sein! Also die Karten, welche ich heute bearbeite, sollten eine gewisse Anzahl nicht überschreiten. Ich schreibe die maximal mögliche Anzahl an Karten einer Liste in Klammer hinter den Namen der Liste. Bei „Heute“ steht hier die 3. Maximal können hier 3 Karten einsortiert werden. Wenn ich also morgens die Aufgaben von links aussuche, dann muss ich mich für die drei wichtigsten entscheiden. Diese ziehe ich unter „Heute“.

Mit dieser Begrenzung auf eine Maximalzahl, bringe ich Prioritäten ins Spiel. Mit der Zeit sehe ich sehr deutlich, wo ich mir zuviel Arbeit aufgeladen habe bzw. wo mir Unterstützung fehlt.

Aber am schönsten ist es, wenn man abends sieht, was man geleistet hat, an der Anzahl der Karten im Archiv.

Soviel zum Einstieg. Als Buch empfehle ich hierzu Personal Kanban von Jim Benson . (ISBN Nummer 978-3-89864-822-6)

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!

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