#157-Mein persönliches Setup – Alles im Fluss…

Vor einer Zeit wurde ich angesprochen, ob ich nicht mal einen Überblick über meinen Workflow bei der Arbeit bzw. mein persönliches Setup schreiben könnte.

Also fangen wir an. Die Dinge des Tages strömen oft relativ ungeordnet auf uns ein. Es klingelt das Telefon, 50 Mails liegen im Posteingang und der Briefträger bringt gerade ein paar Rechnungen und Briefe vorbei. Wie behält man da den Überblick?

Bereits in meinem ersten Buch habe ich festgestellt, dass es eigentlich nur 5 Kategorien gibt nach denen wir die Dinge einordnen können.

  • 1. Termine
  • 2. Aufgaben
  • 3. Erinnerungen
  • 4. Kontakte
  • 5. Wissen & Notizen

Wenn es uns gelingt, für diese fünf Kategorien einen effizienten Workflow zu definieren, dann haben wir die Dinge und damit unseren Alltag im Griff.

Tools und Vorraussetzungen für mein Setup.

Outlook

Im Büro arbeiten wir mit Outlook. Ich nutze es als zentrales Tool für meinen Workflow und als Schaltzentrale während ich im Büro bin.

– iCloud

Mit einem iCloud Account habe ich überall Zugriff auf meine Kontakte, Aufgaben und Termine vorausgesetzt, ich habe einen Internetzugang über einen Browser. Welches Betriebssystem läuft ist uninteressant.

– 2Do

Die Aufgabenverwaltung schlechthin. Ich habe sie auf meinem iPad, iPhone und MacBook. Durch die Synchronisation über iCloud sind alle Aufgaben auch in iCloud immer aktuell. Mehrfach habe ich über diese App geschrieben. In der neuesten Version kann man über ein e-Mail Konto Mails direkt als Aufgabe in den Eingangskorb eintragen lassen. Vollautomatisch. Mehr zu 2Do findest Du hier.

– CJournal

Das Programm für mein Kontaktmanagement. Ich benutze die App auf dem iPhone, iPad und Mac. Die Synchronisation der Einträge erfolgt über Dropbox. Auch darüber habe ich schon öfters geschrieben. 

 – Dropbox

Die Internet Festplatte schlechthin. Unsere ganze Familie greift auf einen Familienordner zu, egal wer sich wo befindet. Meine persönlichen Daten synchronisieren sich auf alle meine Geräte. IPhone, iPad, Mac oder Windows Rechner

– Evernote

Neben Dropbox der zweite wichtige Account den man einfach besitzen muss. Evernote synchronisiert Wissen, Notizen, Fotos, Texte usw. Geräte- und Plattformübergreifend. Ob Windows, Mac oder Mobile. (iOS/Android)

– Spark

Mein Mailprogramme auf dem iPhone. Zero Inbox ist einfach mit Spark. Darüber mehr findest Du hier.

 – DayOne

Hier speichere ich alle meine schönen Erinnerungen und Ereignisse. Mit Bild, GPS Daten und dem aktuellen Wetter an diesem aktuellen Ort. Es ist immer wieder schön zu sehen, was ich heute vor einem oder zwei Jahren gemacht habe. Mehr hier.

 – e-Mail Adressen

Mehrere Mailadressen sind heute kein Luxus mehr. Ich habe folgende Mailadressen.

  • Private Mailadresse für alle Freunde und Bekannte.
  • Mailadresse für alle Einkäufe im Netz. Amazon und andere Onlineshops brauchen nicht meine private Mailadresse. Dadurch kann ich auch erkennen ob meine Einkaufsadresse weiter gegeben wird.
  • Geschäftliche Mailadresse für alle geschäftlichen Dinge.
  • Aufgabenmailadresse für Aufgaben die ich erledigen muss.
  • Kontaktmailadresse für alle Notizen und Informationen zu meinen CRM Kontakten.
  • Evernotemailadresse für alle wissenswerten Informationen und Notizen.

Der tägliche Workflow

Wenn ich morgens ins Büro komme habe ich mir bereits Gedanken über die eine Aufgabe dieses Tages gemacht. Meine Aufgaben sind dann bereits geplant. Darüber habe ich mehrfach geschrieben. Aktuell verwende ich für Aufgaben ein abgewandeltes Setup von Master your Workday now in 2Do (iCloud,iOS,Mac). Ich arbeite mit drei Listen.

  • Critical Now: Hier steht die eine wichtige Aufgabe die ich unbedingt heute erledigen werde.
  • Wegweiser->Diese Woche: Hier stehen die am Sonntag geplanten Aufgaben dieser Woche. Jeweils fünf private und fünf geschäftliche Aufgaben fällig am Ende der Woche.
  • Zukunft&Chancen: Hier stehen alle anderen Aufgaben welche erst später fällig sind.

Neue Dinge kommen hinzu

Im Büro ist Outlook die Schaltstelle für alle meine Aktivitäten. Parallel dazu habe ich immer iCloud im Browser geöffnet.

Neue Dinge kommen heute meistens per Mail, deshalb ist Outlook dafür bestens geeignet. Alles was über mich hereinbricht versuche ich mit Outlook zu managen. Hierzu ist als erste Frage zu klären um was es sich handelt.

1. Ist es eine Aufgabe?

Ist es in zwei Minuten zu erledigen? -> Sofort tun

Dauert es länger als zwei Minuten? -> Mail an meine Aufgabenmailadresse.

Damit landet die Mail direkt als Aufgabe im Eingangskorb der 2Do App und kann nicht mehr verloren gehen.

2. Muss ich jemanden kontaktieren oder ist es eine Kontaktinformation (Angebot/Anfrage/Technik)? -> Mail

an meine Kontaktmailadresse.

3. Könnte diese Information einmal wichtig werden? -> Mail an meine Evernotemaildresse .

4. Ist es ein Termin, dann eintragen in Outlook Kalender und Einladung an meine private Mailadresse.

Damit habe ich alle Termine im Büro und auch privat ohne eine Synchronisierung.

Mehr Fragen gibt es im Büro nicht. Durch die unterschiedlichen Mailadressen kann ich auch Dinge die nicht per Mail reinkommen über Outlook an die entsprechenden Mauladressen verteilen.

Bildschirmfoto 2016-06-15 um 17.45.30

Vor dem Feierabend

Alle Mails in der Kontaktmailadresse werden den entsprechenden Kontakten in CJournal zugeordnet. Dateien als Anhang und Informationen als Log Eintrag.

Alle Mails in der Evernotemailadresse werden als Eintrag in Evernote gespeichert.

Da ich hierzu Spark verwende, kann ich jede Mail in pdf umwandeln und in Evernote oder CJournal speichern.

Die Aufgaben sind schon in 2Do und die Termine sind in allen meinen Kalendern.

Fertig. Mit diesem Setup habe ich den Büroalltag im Griff.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!