#178 – Das iPad als produktives Werkzeug

Immer wieder wird mir die Frage gestellt, ob man mit dem iPad eigentlich sinnvoll arbeiten kann oder ob es sich hier nur um ein Lifestyle Produkt mit Ablenkungscharakter handelt?

Bei uns im Business wurde jetzt der Vertrieb mit iPads ausgestattet. Ich gehe mal davon aus, dass vorher jemand geprüft hat, ob man damit überhaupt arbeiten kann.

Ich bin schon seit Jahren von der Einsatzfähigkeit des iPads überzeugt. Relativ früh schon habe ich damit begonnen meine Präsentationen mit dem iPad zu zeigen. Über die iCloud sind die Präsentationen hier immer synchron. Für meine Vorlesungen an der Dualen Hochschule nutze ich vorwiegend das iPad. Ich kann also sowohl am MacBook als auch am iPhone die Präsentation bearbeiten oder auch vorführen.

Im Laufe der Jahre sind aber einige brauchbare Apps hinzugekommen und vor allem wurde der Workflow immer weiter optimiert. Hier kommt also meine individuelle Arbeitsweise mit dem iPad.

Die Eigenschaften der Dinge 
Wie bereits mehrfach erwähnt gibt es sechs Eigenschaften von Dingen auf dieser Welt.

  • Erinnerungen
  • Termine
  • Aufgaben
  • Kontakte
  • Wissen
  • Notizen

Jedes dieser Dinge braucht seine individuelle Behandlung oder individuelle App.
Erinnerungen

Sind schöne Momente, Dinge die Freude bereiteten und Fotos oder Filme. Man hebt sich die Erinnerungen auf um später einmal zu genießen. Jahrelang benutzte ich hier DayOne. Leider haben die Programmierer die Synchronisation der neuen Version geändert. Man muss sich jetzt bei einer DayOne Cloud anmelden und die geheimsten Erinnerungen landen auf amerikanischen Servern. Wer das bei einem Tagebuch tut, muss schon sehr naiv sein.

Ich bin deshalb zu GridDiary gewechselt. Über GridDiary habe ich auch schon geschrieben. Ich synchronisiere es mit meiner Netzwerkfestplatte über WebDAV. Dann bleiben die Daten bei mir.

Termine

Der Kalender ist die zweite wichtige App auf dem iPad. Hier vertraue ich inzwischen dem Standardkalender auf dem iPad. Auf dem iPhone benutze ich den Moleskine Timepage aber auf dem größeren iPad tut es der vorinstallierte Kalender auch.
Aufgaben

Auch auf dem iPad benutze meine Lieblings App 2Do. Ich habe meine privaten Aufgabenlisten an meinen Business Account geteilt und kann nun auf allen Geräten meine Aufgaben verwalten. Wie mein Workflow aussieht habe ich bereits hier beschrieben.
Kontakte

ContactJournal auf allen Geräten! Synchronisiert über Dropbox. Rufe ich einen Kunden mit meinem dienstlichen Smartphone an, wird das Telefonat automatisch getrackt. Ich kann dann noch eine kurze Notiz zum Inhalt erstellen und habe somit ein komplettes Journal aller meiner Kontakte. Auch zum Kontaktmanagement gibt es bereits einen Beitrag hier.
Wissen

Eine Datenbank die alles weiß, alle Informationen und alle wichtigen Dokumente bereit hält. Jahrelang habe ich Evernote verwendet und es ist immer noch die Nummer 1 bei Cloudsystemen. Allerdings bin ich umgestiegen auf Notebooks 8. Damit habe ich alle Infos auf allen meinen Geräten über WebDav Zugriff auf meine eigene Cloud(NAS).
Notizen

Goodnotes ist hier meine Nummer 1. Man kann handschriftliche Notizen machen, diese, wenn sie sauber geschrieben sind, in Text umwandeln oder in ein PDF-Dokument. Man kann Bilder in die Notiz integrieren und PDF Dokumente markieren oder mit Notizen versehen.

Alle Notizen kann man in Goodnotes ablegen, was ich aber nicht tue.Ich konvertiere die Dokumente in PDF und lege sie in Notebooks oder CJournal ab.
Mindmaps

Viele Menschen können ihre Gedanken besser strukturieren indem sie Mindmaps erstellen. Hierzu habe ich auf allen Geräten iThoughts installiert. Ich habe schon viele Mindmap Programme ausprobiert und für mich kein besseres gefunden.

Alle fertigen Mindmaps wandle ich in PDF-Dokumente um und speichere sie in Notebooks ab.

 

Wichtig:  Wenn du über zwei Apple Accounts verfügst. (Business / Privat) Dann kannst du privat eine Familienfreigabe einrichten und gekaufte Apps auf beiden Accounts verwenden.
Mein effektiver Workflow
Ich verwende meine Tools immer abhängig vom Kontext, also der Umgebung, dem Rahmen in dem ich mich befinde.

Es gibt Besprechungen, e-Mails (oder Chats), Telefonate und Ereignisse. Veranstaltungen sind Ereignisse.
Notizen während einer Besprechung oder einem Ereignis/Veranstaltung.

Ich entscheide spontan ob ich eine Mindmap oder eine handschriftliche Notiz erstelle. Ich öffne also entweder iThoughts oder Goodnotes. Bei Veranstaltungen ist das Format Mindmaps für mich besser, bei Besprechungen Goodnotes. Aufgaben schreibe ich in einer anderen Farbe (meistens rot)
Notizen bei einem Telefonat

Mache ich immer handschriftlich auf Papier. Ist für mich die schnellste Methode, mit der geringsten Ablenkung und bestem haptischen Erlebnis.
E-Mails oder Chats

Der Input ist in diesem Kontext immer schon elektronisch und kann einfach weiter verarbeitet werden.
Review bzw.  Nächster Schritt

Nach der Erfassung des Inputs gibt es immer einen zweiten Schritt. Um was handelt es sich hierbei?


Geht es um einen Termin dann trage ich diesen sofort in meinen Kalender ein.

Bei einer Aufgabe landet diese in 2Do und wird vom Aufgabenmanagement behandelt.
Eine Kontaktinformation speichere ich in CJournal ab. Handelt es sich um eine handschriftliche Notiz wird diese in PDF gewandelt und unter dem Kontakt in CJournal abgespeichert.
Eine Information, etwas was ich wissen muss, oder ein interessanter Beitrag wird immer in PDF gewandelt und in Notebooks archiviert.
Erinnerungen landen direkt in GridDiary.
Ich finde alles wieder. Durch das PDF Format kann es immer und überall gelesen werden.
Das iPad organisiert mein Business! Ich hoffe es waren Tipps für dich dabei.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung