#185 – Die Dinge regeln mit Things 3

Wer mich kennt der weiss, dass ich seit Jahren mit 2Do im Taskmanagement arbeite. Vor einigen Tagen habe ich zufällig die App Things 3 entdeckt und begonnen mit ihr zu experimentieren. 

Was das Aufgabenmanagement betrifft, bin ich immer auf der Suche nach neuen Methoden, Wegen oder Apps, die mir das Leben etwas leichter und schöner machen.

Wie weit das mit Things 3 möglich ist erfährst du hier!

 

Things 3 

Kommt von der deutschen Softwarefirma Cultured Code aus Stuttgart. Die dritte Version von Things ist vor wenigen Wochen erschienen.

Es handelt sich um eine App für iPhone & Apple Watch, das iPad und den Mac. Für den Mac gibt es eine kostenlose Testversion, für iOS nicht.

Es gibt auch keine Universal App für iPhone und iPad sondern es handelt sich um zwei unterschiedliche Versionen, die man käuflich erwerben muss.

Alle Produktiven, die mit Windows oder Android arbeiten, falls es da welche gibt :-), können jetzt aufhören weiter zu lesen. Für euch gibt es diese App leider nicht!

Für die Synchronisation der Aufgaben gibt es eine eigene Things Cloud. Alle Daten werden SSL verschlüsselt übertragen und die Synchronisation funktioniert so, wie eine Synchronisation im 21. Jahrhundert funktionieren soll; man merkt nichts von ihr. (Wirklich genial)

Ich verwende Things 3 jetzt seit 2 Wochen und die Synchronisation ist robuster wie die von 2Do über die iCloud.

Aus den Erinnerungen von Apple kann eine Aufgabenliste ausgewählt werden, welche mit dem Eingang von Things 3 synchronisiert wird.

Damit ist es möglich, Aufgaben per Siri zu erstellen und diese gelangen über diese Liste in Things 3.

 

Konzept

Die Oberfläche von Things 3 ist aufgeräumt, übersichtlich und optisch ansprechend. Sie gefiel mir sofort besser als die Oberfläche von 2Do oder den Erinnerungen.

Startet man die App, dann hat man folgende Bereiche welche farblich sauber abgegrenzt sind.

 

Eingang

Dies ist der Sammelordner für alle Aufgaben die ins Taskmanagement einlaufen. Entweder über Siri, die Apple Erinnerungen oder durch Eingabe direkt. Wie bei GTD wird hier zunächst alles gesammelt, damit es nicht verloren geht.

Heute

Alle Aufgaben die heute fällig sind, landen hier. Man kann sofort sehen, welche Aufgaben heute zu erfüllen sind. Sehr schön ist hier die Möglichkeit Aufgaben auf heute Abend zu verschieben. Oftmals habe ich Aufgaben, welche ich nur abends erledigen kann, wenn ich zu Hause bin. Die Heute Ansicht separiert diese Aufgaben sehr schön.

Geplant

Hier findet man die Aufgaben der kommenden Woche. Dieser nähere Zeithorizont ist detailliert aufgeführt, die Zeit danach nur monatsweise zusammen gefasst.

Jederzeit

Hier findet man alle Aufgaben gelistet und Bereich/Projekt gruppiert. Dies ist der schnelle Blick auf alle meine Aufgaben.

Irgendwann

Aufgaben für die es keine Deadline gibt, kann man in diesen Bereich verschieben. Hierbei handelt es sich eher um Wünsche und Träume. Ich würde gerne einmal … weiss aber noch nicht wann.

Logbuch

Hier landen alle erledigten Aufgaben. Es ist der Überblick über alle Aufgaben welche du schon erfüllt hast.

 

Projekte und Bereiche

Das ist aber noch nicht alles. Es gibt Aufgaben die benötigen zu viel Zeit und eignen sich deshalb nicht als Aufgaben im Taskmanagement. Es handelt sich dabei um Projekte.

Projekte sind Aufgaben, welche über mehrere Unteraufgaben verfügen und einen längeren Zeitraum in Beschlag nehmen.

Ein Beispiel: Ich laufe einen Marathon

Das kann ich als Aufgabe definieren, aber dieser eine Satz wird mir nicht weiter helfen. Es handelt sich hierbei nämlich um ein Projekt.

Es enthält mehrere Unteraufgaben wie: Trainingsplan erstellen, Lauftermine in Kalender eintragen, Fitnessstudio besuchen, Leistungstest usw.

Things 3 kann Projekte mit Unteraufgaben verwalten und das ist gut so. Taskmanagement ohne Projektverwaltung ist meiner Meinung nach unbrauchbar.

Zusätzlich kann man bestimmte Bereiche definieren und die Aufgaben oder Projekte diesen Bereichen zuordnen. Das könnte zum Beispiel Business und Privat sein.

 

Teile und Herrsche! 

Neben den Projekten gibt es Aufgaben, die man gerne in mehrere Unteraufgaben teilt, die aber kein Projekt sind. Gewöhnlich sprechen wir hier von Checklisten.

Beispiel: Den Koffer für die Reise packen ist eine Aufgabe. Things 3 kann zu jeder Aufgabe eine Checkliste hinzufügen. Man kann also zur Aufgabe „Koffer für die Reise packen“ in der Checkliste den Inhalt des Koffers auflisten und die Dinge beim packen einfach abhaken.

 

 

Mein Workflow

Wer sich für Taskmanagement entscheidet und die Dinge geregelt kriegen will, der muss sich einen Workflow ausdenken oder einen übernehmen. (GTD, Autofokus 4 usw)

Ich habe mir Things 3 wie folgt eingerichtet:

 

Meine Bereiche

Next Action List

Alle Aufgaben an denen ich arbeite, oder welche in meinen Projekten die nächsten Schritte sind, landen in dieser Liste

Privat

Hier landen alle privaten Projekte und Aufgaben.

Beruf

Was beruflich relevant ist, landet hier.

Routinen

Immer wiederkehrende Dinge landen hier. Rasen mähen, Zählerstände erfassen usw.

Delegiert

Ein Anderer erledigt diese Aufgabe für mich und ich sollte daran denken nachzuhaken wie weit er ist.

Ideen&Träume

Was ich schon immer einmal tun wollte. Meine Liste der Dinge die ich tun möchte, bevor ich den Löffel abgebe…..

Ziele und Projekte 

Meine Jahresziele und auch mein Masterplan ist als Projekt in den entsprechenden Bereichen definiert.

Jedes Projekt hat seine Aufgaben mit oder ohne Termin.

 

Mein wöchentlicher Workflow

Einmal in der Woche schaue ich mir meine Projekte genau an. Was ist in jedem Projekt der nächste Schritt? Bis wann sollte ich diesen Schritt erfüllt haben und habe ich überhaupt die Zeit für alle diese Aufgaben?

Diese Aufgaben verschiebe ich in die Next Action List.

Danach schaue ich mir bei Geplant die Aufgaben der kommenden Woche an. Per Drag und Drop kann ich hier die Aufgaben verschieben. (Genial) Damit kann ich sicher stellen, dass ich nie mehr als 3-5 Aufgaben pro Tag festgelegt habe.

 

Täglicher Workflow

Am frühen Morgen schaue ich mir die für den Tag fälligen Aufgaben an. Kann ich das alles erledigen, muss ich einiges auf Heute Abend verschieben oder um einen weiteren Tag.

Jede Aufgabe hat einen Termin (dort startet die Aufgabe und erscheint in der Heute Ansicht) und eine Deadline bis wann sie erledigt sein muss.

Neue Aufgaben, die am Tag auftreten, werden per Siri erstellt oder einfach eingegeben.

Am Abend schaue ich mir den Eingang an und gebe jeder Aufgabe einen Endtermin ( gewöhnlich in 7 Tagen) ordne sie einem Bereich zu (Privat/Beruf) und versehe sie noch mit einem Tag.  Über das Tag werden alle Aufgaben meinen Lebensbereichen/Rollen zugeordnet.

 

Preis

Things 3 ist nicht ganz billig. Die iPhone App schlägt mit 10,99€ zu Buche und die Mac App kostet 54,99€.

Ich habe sie beide gekauft. Apps welche nichts kosten sind meistens auch nichts wert oder nehmen meine Daten und Profile im Tausch.

Cultured Code verwendet kein Abo Modell wie z.Bsp. Todoist

Mit dem Kauf der Apps sind alle Kosten beglichen inklusive der Things Cloud. Entwicklung gibt es nicht zum Nulltarif. Gute Entwicklung gibt es nicht zum Schnäppchenpreis!

 

Fazit 

Für mich ist Things 3 eine Bereicherung. An Spass, Übersichtlichkeit und Produktivität. Ich kann es nur empfehlen. Ich hoffe dieser Artikel hilft dir beim Überblick.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung.