#49 – Ordnung im Chaos 2.0 – Teil 1

Letztes Jahr habe ich diesen Blog begonnen und in der Rubrik alles geregelt mein Verfahren erklärt mit welchem ich Ordnung ins Chaos bringe.
Basis meiner Erkenntnis war und ist das Schäfer Karnaugh Diagramm des Aufgabenmanagements.

Aufgaben bestehen nicht nur aus der Eigenschaft dringend und wichtig wie im klassischen Zeitmanagement sondern die Eigenschaften Spaß und Dauer einer Aufgabe dürfen nicht vergessen werden. Beides sind subjektive Eigenschaften der Person welche die Aufgabe zu erfüllen hat.
Schauen wir uns das Diagramm nochmal an.

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Es ist ein Quadrat mit 4 Eigenschaften. Wie beim Karnaugh Diagramm (Verfahren zur Vereinfachung von booleschen Gleichungen) ändert sich von Feld zu Feld nur eine Eigenschaft.
Die wichtigen Aufgaben sind die roten Felder.

IMG_7363Das sind die Aufgaben denen wir unsere ganze Aufmerksamkeit widmen sollten. Sie bringen uns unseren wirklichen Zielen näher.

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Betrachtet man die Dauer so sind Dinge die lange dauern schwer zu realisieren. Weil unser Modell von Welt auf der Suche nach kurzfristigem Spaß oder Erfolg ist. Viel Zeit opfern wir nur für Dinge die unsere Neugier wecken.

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Deshalb sollten wir Aufgaben die viel Zeit brauchen unbedingt meiden. Meiden bedeutet wir müssen diese Aufgaben zerlegen. Viele kleine Aufgaben daraus machen.

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Dringende Dinge sind oft existenzbedrohend. Es können aber auch Bitten von Freunden und Kindern sein. Wir brauchen genügend Zeit für diese Dinge.
Aufgaben können sich dahin entwickeln. Alle nicht angegangene Aufgaben werden irgendwann dringend. (Das ist dann der Moment an dem Dein Chef die Aufgabe an Dich delegiert wie eine heiße Kartoffel.

Am liebsten machen wir Dinge die uns Spaß machen.

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Spaß machen und schnell erledigt sind. Hierbei handelt es sich aber nur um 25% unserer Aufgaben.
Viele Dinge die Spaß machen sind nicht wichtig. Facebook, Twitter, surfen im Web (außer bei ikeanet) und all die anderen Ablenkungen des täglichen Lebens.
Wie können wir uns organisieren damit es klappt und wir ohne Stress Ordnung ins Chaos bringen.
Apropo Stress,was ist das überhaupt und warum haben die Menschen soviel davon?
Stress entsteht wenn wir den Dingen nicht gewachsen sind. Es ist zuviel, wir können das nicht oder wir haben gerade nicht damit gerechnet.
Wenn wir also auf Dinge vorbereitet sind reduziert dies schon den Stresslevel.
Alles werden wir heute nie mehr schaffen. Wie das Pareto Prinzip uns lehrt, erreicht man den 20% richtigen Aufgaben 80% der Ergebnisse. Da aber heute alles unstrukturiert auf uns einströmt und auch die sogenannten Führungskräfte nicht klar sagen was das Wichtigste ist, ist für unser Gehirn zunächst mal alles gleich wichtig. Es sei denn es ist dringend oder macht Spaß. Beide Dinge sind aber für Ordnung im Chaos ungeeignet. Was kann man tun?
Nach Experimenten mit meiner ersten Version des Aufgabenmanagements habe ich jetzt eine Modifikation eingeführt
Ich habe herausgefunden dass es meinem Modell von Welt nicht zuträglich ist, wenn ich elendlange Listen habe, wo ich vor lauter Aufgaben nicht weiß was wichtig ist. Auch habe ich festgestellt, dass mir die geschäftlichen Aufgaben zu Hause nicht zuträglich sind und umgekehrt.
David Allen (GTD) bezeichnet dies als Kontext. Ich unterscheide aber nur zwischen Business und Privat. Schließlich teilt sich auf mein Tagesgeschehen so auf. Wenn ich auf der Arbeit bin behandle ich nur die Business Listen und Zuhause nur die Privaten. Dadurch bleiben die Listen übersichtlicher als eine Grosse Liste für alles.

Soviel für heute – nächste Woche gehen wir ins Detail – dranbleiben es gibt noch Hoffnung