#58-Warum das klassische Zeitmanagement versagt (reloaded)

Zeitmanagement gibt es nicht. Man kann die Zeit nicht managen, sie ist für alle Beobachter im gleichen Inertialsystem die gleiche! Es stehen jedem 24 h am Tag zur Verfügung. Ich kann nur bestimmen was ich in dieser Zeit tue. Also kann ich nur mich selbst managen. Liege ich faul auf dem Sofa, so kann die Zeit nichts dafür. Also geht es darum sich selbst zu managen um in der uns allen zur Verfügung stehenden Zeit die größten Erfolge zu erzielen. Und Erfolg bedeutet das erreichen von Zielen. Wer keine Ziele hat, kann auch kein Erfolg haben! Wir haben seit ein paar Wochen Ziele denn wir haben die Masterliste geschrieben. (Oder hast du diese immer noch nicht? ) darüber hinaus gibt es Ziele die wir von außen gesetzt bekommen. Wie erreiche ich nun in der vorhandenen Zeit meine Ziele?

Ein ehemaliger amerikanischer Präsident liefert seit Jahrzehnten ein sogenanntes Prioritäten Diagramm. Es ist nach ihm benannt und nennt sich Eisenhower Diagramm. Es ist ein einfaches x-y Diagramm und hat an den Achsen einmal die Wichtigkeit und die Dringlichkeit.

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Daraus ergeben sich 4 Handlungsoptionen. Aufgaben die sowohl dringend als auch wichtig sind sind sogenannte A Aufgaben und sollten immer sofort erledigt werden. Aufgaben die wichtig aber nicht dringend sind, sind B Aufgaben und sollten terminiert werden. B Aufgaben sollten also einen Fälligkeitstermin bekommen, bis zu welchem sie bearbeitet sind. Aufgaben die nicht wichtig aber dringend sind, sind C Aufgaben und sollten,wenn möglich, delegiert werden. Aufgaben die nicht wichtig und nicht dringend sind, sind D Aufgaben und sollten in den Müll. Ein weiteres wichtiges Prinzip welches wir verinnerlichen müssen, ist das sogenannte Pareto Prinzip. Pareto hatte herausgefunden , dass man 80% seines Umsatzes mit 20% seiner Kunden macht. Oder übertragen erreicht man 80% seiner Ziele mit 20% seiner Aufgaben! Um wirklich erfolgreich zu sein, müssen wir diese 20% identifizieren. Diese Aufgaben sind die wichtigen Aufgaben. Wenn wir diese erledigt haben, haben wir 80% der Ergebnisse?

 

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Naja das stimmt vielleicht nicht immer genau auf die % aber wenn 2 Mitarbeiter jeweils 10 Aufgaben haben und einer beginnt mit den 2 wichtigsten Aufgaben, so hat dieser Mitarbeiter schon einen deutlichen Vorsprung gegenüber seinem Kollegen!

Wichtige Aufgaben sind die großen Steine im Fluss der Zeit. Hat man diese Steine in den Fluss gelegt, so kann man vielleicht schon auf das andere Ufer kommen indem man auf diesen Steinen geht. Legt man kleine Steine rein, so bleibt einem nur übrig zu schwimmen! Und viele schwimmen tagaus tagein. Um die wichtigen Ziele musst du dich persönlich kümmern. Du musst schauen, dass du täglich B Aufgaben erledigst. A Aufgaben sind nämlich nur A Aufgaben, weil wir Sie so lange liegen lassen, bis sie dringend sind. Dringende Aufgaben können nicht mehr verschoben werden. Ein Abgabetermin für eine wichtige Projektarbeit ist dringend. Viele Aufgaben die dringend daher kommen sind aber nicht wichtig. Da sie aber dringend sind, binden sie unsere Zeit, und wichtige Aufgaben bleiben liegen. Dadurch werden die wichtigen Aufgaben wieder dringend. Um in Ruhe planen und seine wichtigen Ziele erreichen zu können, müssen wir ein gerechtes Maß finden zwischen A B und C Aufgaben. A Aufgaben sollte es in Deiner Planung keine geben. Konzentriere dich auf B Aufgaben. Wenn du täglich 2 Stunden an Deinen B Aufgaben arbeitest, und den Rest des Tages C Aufgaben und ungeplantes erledigst, hast du schon ein gutes Stück geschafft. A Aufgaben kommen dann von deinem Chef ,der dringend morgen eine Präsentation braucht, die seit 10 Tagen als B Aufgabe bei ihm geschlafen hat und nun als A Aufgabe aufblitzt. Naja wenn er sie an Dich delegiert, sollte es bei ihm ja eine C Aufgabe sein. Da sie aber morgen fällig ist und Dein Chef wichtig für Deine berufliche Laufbahn ist, ist es für Dich eine A Aufgabe. Einer von Euch hat jetzt sein Selbstmanagement nicht im Griff ;-). So kann man auch eine Organisation handlungsunfähig machen.

Aber da du ja keine A Aufgabe hast, bringt dich das nicht in Schwierigkeiten. Du rettest deinen Chef !

Leider ist es nicht so. Früher als ich noch Software und Projekte gemacht habe, hat diese Art des Selbstmanagement noch funktioniert. Alle Aufgaben in die Matrix ABCD und danach handeln. In vielen Berufen geht das heute nicht mehr. Früher waren wir oft fokussiert heute sind wir alle informiert. Mails, Internet und Telefon lenken uns ab, einen Menschen zum delegieren haben viele nicht mehr . Im Büro kann man kaum länger als 10 Minuten konzentriert an einer Aufgabe bleiben, dann wird man abgelenkt. Und meistens macht diese Ablenkung auch noch Spaß.

Es ist zum verzweifeln. Das Chaos nimmt zu und das Selbstmanagement funktioniert nicht mehr. Die 4 Quadranten der Eisenhower Matrix helfen nicht mehr. Ich habe inzwischen für mich herausgefunden, dass einen Aufgabe nicht nur die Objekteigenschaft wichtig und dringend hat, sondern sie hat auch die Eigenschaft, dass sie Spaß macht oder nicht und dass sie lang dauert oder kurz. Es gibt also 4 Parameter einer Aufgabe : Wichtig, Dringend, Spass, Dauer. Keiner dieser Parameter darf unterschätzt werden! Das klassische Zeitmanagement kennt nur die ersten 2 Parameter und ist deshalb zum scheitern verurteilt. Es gibt keine Matrix sondern ein, wie ich es nenne , Karnaugh Diagramm des Zeitmanagement.

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Jede unserer Aufgaben hat 4 Dimensionen. Dauer, Spaß, Wichtigkeit und Dringlichkeit. Ich habe ein Diagramm entwickelt, welches auf dem Prinzip des Karnaugh Diagrammes beruht. Ich nenne es das Schäfer-Karnaugh Diagramm des Aufgabenmanagement. Nachfolgend SK Diagramm genannt. Wer nur die Dimensionen Wichtigkeit und Dringlichkeit betrachtet läuft Gefahr. Eisenhower’s Diagramm sagt uns, dass wir Aufgaben in den Müll werfen, die weder Wichtig noch Dringend sind. Was ist aber wenn die Aufgabe schnell zu erledigen geht und auch noch viel Spaß macht.

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Diese Aufgabe führt uns in Versuchung. Wenn’s Spaß macht wird es erledigt auch wenn es eigentlich Zeitverschwendung ist. Und nicht nur dass, selbst wenn die Aufgabe lange zur Lösung benötigt, arbeiten wir immer mal wieder daran. Ich wiederhole, diese Aufgaben sind eigentlich Müll. Jede Zeit, die wir damit verschwenden fehlt uns für die wirklich wichtigen Aufgaben im roten Bereich.

Die zweite vernachlässigte Dimension ist die Dauer einer Aufgabe. Dauert eine Aufgabe lange, so haben wir oft wenig Lust sofort damit zu beginnen. Werden wir abgelenkt, so sind wir dankbar dafür. Ok wir geben das nicht zu aber unser Unterbewusstsein ist so.

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Betrachten wir nur die Dimensionen Dauer und Spaß so bleiben nur noch die Aufgaben übrig, die nicht rot markiert sind. Wir bearbeiten wenn möglich nur die grünen Felder. Von 16 möglichen Optionen nehmen wir 4! Gut da sind 2 wichtige dabei , aber nur die welche Spaß machen und leicht erledigt werden können. Was ist mit den Aufgaben die länger brauchen?

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Jetzt wird uns klar, warum wir viele Aufgaben von einem Tag auf den anderen verschieben und manche Aufgaben einfach nicht gelöst bekommen. Unsere Arbeitsweise sieht nämlich wie folgt aus. Aufgaben dürfen ja eigentlich nie dringend werden, denn dann brennts schon und man kann außer löschen nix tun. Schau dir jetzt mal die obere Zeile an. Dort stehen unsere wichtigen Aufgaben. Was machen wir damit? Wir verdrängen, wir verschieben und machen es wenn nix besseres da ist! Das waren doch unsere wichtigsten Aufgaben oder? Unser Unterbewußtsein spielt uns einen Streich. Deshalb funktioniert das klassische Zeitmanagement nicht. Die meistens sind keine Roboter sondern Menschen mit Gefühlen und Vorlieben. Wir brauchen ein System das uns hilft. Wir kennen jetzt die zwei neuen Probleme : Spaß und Dauer !

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Was können wir tun? . Bleib dran, es gibt noch Hoffnung.