#87 – Ordnung im Chaos V3.5

Seit einiger Zeit experimentiere ich wieder mit meinem Taskmanagement. Ich habe ja in meinem Buch angekündigt, dass Ordnung im Chaos V3 nicht der Endpunkt sein wird. (Ordnung im Chaos als e-Book)

Kurz nachdem mein Buch erschienen ist, habe ich bereits eine wichtige Änderung eingeführt. Die W7 Liste wurde zur W5 Liste.

Wer dauernd die wichtigsten Ziele seines Lebens nicht erreicht, muss sich stärker fokussieren. Die größten Genies der Menschheitsgeschichte haben sich nur auf eine Sache konzentriert. Dies bedeutet für uns, wenn wir etwas wirklich wichtiges erreichen wollen, müssen wir uns stärker fokussieren.  Also gibt es jetzt eine W5 Liste, was die Dinge deutlich verbessert hat. Des weiteren habe ich festgestellt, dass trotz der im Buch beschriebenen Vorgehensweise immer wieder Aufgaben aus der IRGENDWANN Liste übrig bleiben.

Wenn man dies verhindern will, so tut man dies am besten mit der Methodik von Autofokus 4. (Mark Forster)

Die IRGENDWANN Liste ist ab sofort meine geschlossene Liste und die INBOX meine offene Liste. Das modifizierte System arbeitet also mit den gleichen Listen wie bisher, nur der Workflow ist geändert. Deshalb bekommt das System die Versionsnummer 3.5

Meine Listen sind:

PROJEKTE2014 :

Die Masterliste mit den wichtigsten Projekten des Jahres. Sortiert nach Fälligkeit. Dies sind die Dinge und Projekte, die wirklich wichtig sind.

W5-LISTE :

Die wichtigsten 5 Aufgaben der Woche. Sortiert nach Fälligkeit

IRGENDWANN :

Die geschlossene Liste sortiert nach Erstelldatum

INBOX :

Die offene Liste sortiert nach Priorität.

VIELLEICHT :

Eine Ideenliste ohne Termine

Alle diese Listen kennst Du als Leser meines Buches schon. Hier kommt jetzt der geänderte Workflow.

 

… es kommt eine Neue Aufgabe hinzu.

Neue Aufgaben landen direkt am Ende der INBOX.  Als Fälligkeit wähle ich immer die tatsächliche Fälligkeit (wenn es denn eine gibt) oder heute in 4 Wochen.

 … Monatsplanung

Ich gehe alle Projekte der PROJEKTE2014 Liste durch und überlege mir im einzelnen die nächsten Schritte. Welche Zwischenaufgaben sind zu erfüllen und bis wann. Diese trage ich zu den Projekten ein.

Aus der VIELLEICHT Liste suche ich mir eine Aufgabe aus und übertrage sie mit Fälligkeit in 4 Wochen in die INBOX. (Somit stelle ich einen automatischen Review der VIELLEICHT Liste sicher)

… Wochenplanung

Aus der Liste PROJEKTE2014 wird bei jedem Projekt die nächste Aufgabe ausgewählt und in die W5 Liste übertragen. Alle Aufgaben der W5 Liste erhalten die Priorität Hoch. Wenn es mehr als 5 Aufgaben sind, dann werden die, welche zuviel sind, in die Irgendwann Liste verschoben mit der Priorität hoch und der Fälligkeit in einer Woche.

… Tagesplanung

Bevor ich ins Büro fahre, suche ich mir bereits eine Aufgabe aus der W5 Liste aus und markiere diese.

… Workflow

Morgens beginne ich täglich immer mit der markierten W5 Aufgabe. Diese wird mindestens eine Pomodoro Einheit bearbeitet. Erst danach beginnt der Routine Workflow. 

… Routine Workflow

Ich starte mit der IRGENDWANN Liste die ich durchsehe bis mir eine Aufgabe ins Auge springt. Diese markiere ich und beginne an ihr zu arbeiten. Minimum eine Pomodoro Einheit, maximal bis die Aufgabe erledigt ist.

Bildschirmfoto 2014-04-24 um 19.59.01

Eine erledigte Aufgabe wird durchgestrichen, bleibt sie unerledigt, dann verschiebe ich die Aufgabe in die INBOX. Hierbei erhöhe ich die Priorität um eine Stufe.

Danach gehe ich die IRGENDWANN Liste weiter durch, bis ich eine neue Aufgabe gefunden habe.

Bildschirmfoto 2014-04-24 um 20.05.06

Wenn ich am Ende der Liste angekommen bin. Starte ich einen weiteren Durchgang in der Liste.

Finde ich nach zweimaligem scannen der IRGENDWANN Liste keine Aufgabe an der ich arbeiten möchte , dann wechsle ich in die INBOX.

Hier suche ich ebenfalls eine Aufgabe. Die INBOX gehe ich aber nur einmal durch. Danach wechsle ich wieder in die IRGENDWANN Liste.

Habe ich nach 2x scannen der IRGENDWANN Liste und scannen der INBOX keine Aufgabe gefunden dann passiert folgendes.

Alle Aufgaben der IRGENDWANN Liste markieren. Der Reihe nach durchgehen. Bei jeder Aufgabe gibt es nur 3 Möglichkeiten.

Bildschirmfoto 2014-04-24 um 20.09.35

– Sofort eine Pomodoro Einheit daran arbeiten!

– Die Aufgabe löschen!

– Aufgabe verschieben in die INBOX mit neuem Termin oder in VIELLEICHT ohne Termin.

Diese Vorgehensweise, dieser Workflow dauert ca. 1,5 h oder auch länger. Ich habe es ja im Buch beschrieben, 1,5 Stunden am Tag muss man mindestens an seinen Aufgaben arbeiten.

Danach schaue ich auf Dinge die heute fällig sind, Mails, Post und Dinge die sonst am Tag noch passieren.

Soviel zum Update von Ordnung im Chaos.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung

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