#145 – Master your Workday Now!

Wie dir sicher bekannt ist, befasse ich mich seit Jahren mit Tools und Verfahren zum Thema Zeitmanagement. (Ja ich weiß, es gibt kein Zeitmanagement, da man die Zeit nicht managen kann.)

In den letzen Wochen ist mir ein interessantes Verfahren unter die Augen gekommen, welches ich dir nicht vorenthalten möchte. Es stammt von Michael Linenberger und nennt sich One Minute to-do List oder Master your Workday Now.

Michael Linenberger hat sich der Problematik angenommen, dass wir täglich in Aufgaben ertrinken. Dass To-Do-Listen immer länger werden und uns beim reinen Anblick schon demotivieren.

Unser Problem ist die Auswahl der wichtigen Aufgaben aus den endlos langen Listen.

Sein Lösungsansatz sieht wie folgt aus:

Nimm ein Blatt Papier. Die erste Seite teilst du in ein oberes Drittel und unten zwei Drittel. Im oberen Drittel schreibst Du Critical Now, also kritisch jetzt.

Die unteren zwei Drittel des Papiers nennen wir Opportunity Now, also aktuelle Chancen.

Auf die zweite Seite des Papiers schreibst du Over the Horizon, also jenseits des Horizonts.

Wichtig ist jetzt alle deine Aufgaben in die entsprechenden Bereiche einzutragen.

Critical Now: Hier dürfen nur Aufgaben stehen, die du heute unbedingt erledigen musst. Du darfst das Büro erst verlassen, wenn diese Aufgaben erledigt sind. Dies ist auch das einzige Kriterium für die Auswahl dieser Aufgaben.

Wichtig: Hier gehören keine Aufgaben rein, die du erledigen möchtest, sondern nur die, die du erledigen musst!

Und du gehst nicht nach Hause bevor sie abgehakt sind!

Opportunity Now: Hier schreibst Du alle Aufgaben rein, die in den nächsten zehn Tagen zu erledigen sind.

Over the Horizon: Hier landen alle Aufgaben die erst nach 10 Tagen zu erledigen sind. Diese Aufgaben liegen wahrlich hinter deinem Horizont.

Unser Selbstmanagement hat zwei große Probleme. Erstens überschätzen wir gerne unsere eigene Leistungsfähigkeit und zweitens demotivieren uns endlos lange Listen. Wer hat schon einmal Lust und Motivation verspürt, wenn die Liste 120 Aufgaben enthält? Ich nicht, dass ist sicher! Wir hatten das beim Thema Kanban schon einmal, die tägliche Arbeitsleistung ist begrenzt, genau wie die Leistung einer jeglichen Maschine begrenzt ist. Überschätzen wir uns, dann überlasten wir die Maschine, nämlich uns.

Mit den drei Bereichen Critical Now, Opportunity Now und Over the Horizon werden die Aufgaben in einen Workflow eingeteilt. Nehmen wir als bildhaftes Beispiel ein Förderband.

Auf der rechten Seite ist der Zeitpunkt Jetzt, also die Gegenwart, wo ich stehe und die Aufgaben abarbeiten kann. Auf dem Förderband dürfen zum Zeitpunkt Jetzt, also Critical Now, nur soviel Pakete (Aufgaben) auf dem Band sein, wie ich an diesem Tag verarbeiten kann bzw. muss.

Alle neuen Aufgaben kommen von Oben auf das Förderband. Sie müssen dort einsortiert werden, wo sie hin gehören und auch Platz haben. Bei einem Förderband ist uns das allen klar, bei unserer Zeit aber nicht.

Alle neuen Aufgaben sollten im Bereich Opportunity Now oder Over the Horizon landen. Critical Now Aufgaben sollte es nicht geben, und gibt es auch bei korrekter Planung nicht.

Schaue dir das Band nochmal genauer an. Was bedeutet dies aber für Aufgaben im Bereich Opportunity Now?

Das Band hat hier eine begrenzte Fläche, die sich aus unserem Zeitfenster von 10 Tagen ergibt. Hier passt nur eine begrenzte Zahl von Aufgaben rein! Ich wiederhole es nochmal : Es passt nur eine begrenzte Zahl an Aufgaben hier hinein!

Work in Progress ist begrenzt, wie man beim Personal Kanban sagen würde.

In der Opportunity Now Liste dürfen maximal 20 Aufgaben stehen! Hast Du mehr Aufgaben, dann musst Du eine Entscheidung treffen und die überfälligen Aufgaben in die Liste Over the Horizon verschieben! Es gibt hier keine Ausnahme! 20 Aufgaben maximal!

Workflow:

Wie arbeitet man nun mit diesen drei Bereichen und Listen?

Am frühen Morgen, bevor ich zur Arbeit fahre entscheide ich mich für maximal 5 Aufgaben aus der Oppurtunity Now Liste und verschiebe diese in die Critical Now Liste. Maximal 5 Aufgaben die ich erledigen muss, bevor ich meinen Arbeitsplatz wieder verlassen darf. Es können auch weniger sein, aber maximal 5.

Wenn ich heute nichts erreiche, die Aufgaben der Liste Critical Now werden erledigt. Diese Aufgaben sind mir die wichtigsten heute.

“Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig!”

Die Aufgaben werden nach dem Pomodoro Prinzip abgearbeitet, dass habe ich ja schon oft genug beschrieben.

Sind die Aufgaben der Critical Now Liste abgearbeitet, dann befasse ich mich mit den Aufgaben der Liste Opportunity Now.

Im täglichen Workflow arbeitet man nur mit diesen zwei Listen. Over the Horizon ist, wie der Name schon sagt, jenseits des Horizontes und interessiert mich nicht, stört mich nicht und ist auch nicht kritisch. Warum sollte ich mich darum kümmern?

Neue Aufgaben werden in die Bereiche Opportunity Now oder Over the Horizon einsortiert. Nur wenn etwas unbedingt heute noch erledigt werden muss, landet es in der Critical Now Liste. Aber Achtung! Steht es auf dieser Liste dann bleibe ich im Büro bis es erledigt ist. Muss dies nicht unbedingt sein, dann hat die Aufgabe hier nichts zu suchen.

Eine weitere Änderung in diesem System : Die Aufgabe bekommt nur ein Fälligkeitsdatum zugewiesen, wenn Sie eines besitzt. Dein Chef braucht den Bericht am Donnerstag, dein Kunde erwartet eine Antwort bis Montag. Nur dann wird ein Fälligkeitsdatum eingetragen. Das Förderband dreht sich in diesem System ja permanent auf mich zu, die Aufgaben landen früher oder später im Bereich Critical Now und werden dann erledigt.

Einmal in der Woche wird die Liste Over the Horizon durchgeblättert und Aufgaben in den Bereich Opportunity Now verschoben.

Das System von Michael Linenberger lässt sich mit fast allen Tools umsetzen. Mit den Apple Erinnerungen, Outlook oder auch sehr gut mit Trello.

Drei Listen und eine Begrenzung der Aufgaben im Bereich Critical Now und Opportunity Now, das ist alles. Es fördert die Konzentration auf die wesentlichen Aufgaben, reduziert die To-Do Liste auf ca. 20 Aufgaben was uns nicht demotiviert und sorgt dafür, dass alle Aufgaben abgearbeitet werden.

Achtung : Diese Arbeitsweise eignet sich nicht für Projekte sondern nur für Aufgaben bzw. Teilaufgaben von Projekten. Du solltest also nicht deinen Masterplan und deine Jahresprojekte auf dieses Förderband legen, sondern nur die nächsten Schritte in deinen Projekten. Dazu gibt es demnächst mehr.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung

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