#65-Pest oder Cholera? Unsere moderne e-Mail Kommunikation

Was früher die Pest war, ist heute unser e-Mail System. Wie die Pest breitet es sich epidemisch aus und es tötet auch. Den Geist, den Verstand, menschliches miteinander und auch Menschen.

Dabei ist Mail zunächst mal nur die Fortsetzung des Briefes mit anderen Mitteln. Das stimmt jedoch nur noch bedingt. Den ein Brief war meistens eine Punkt zu Punkt Verbindung. Ein Brief hatte eine Form und Stil etwas was bei Mail ganz verloren scheint.

Da das schreiben eines Briefes mit Aufwand verbunden war, musste man nachdenken und den Brief bewusst schreiben. Das Mailsystem ist einfach und primitiv. Ich schreibe einen Satz und schicke ihn in wenigen Sekunden in die Welt. An 30 Kollegen usw.

Ein einfaches mathematisches Beispiel macht deutlich wozu dies führt.

Angenommen ich habe eine Mail mit Mitteilungsbedarf und schicke sie an 5 Kollegen mit der bitte um Antwort.

Von mir gehen 5 Mails raus. Da die 5 Kollegen wiederum “allen Antworten” haben wir als Antwort. 5×5 =25 Mails im System. Da aber ein Kollege sich bedrängt fühlt, schickt er die Mail weiter an seinen Chef. Dieser schickt jetzt wiederum an alle (6 ) eine Mail worauf alle Antworten =6×6=36.

Wie du siehst, können wir das Spiel beliebig fortsetzen. Ganz schlimm wird es wenn mit der Rückmeldung einzelnen geantwortet wird und somit die eigentliche Botschaft nach und nach verwässert wird, keiner mehr alle Sachverhalte kennt und dann Einzeldiskussionen beginnen.

Das Email System nimmt exponentiell zu. Die wichtigen Informationen nemmen exponentiell ab. Aus unserem Automatenmodell wissen wir, wie Menschen kommunizieren. Ein wichtiger Teil der Kommunikation findet nonverbal statt. Körpersprache und Ausdruck sowie Stimme und Stimmlage sagen oft mehr als die tatsächlich gesprochene Botschaft. Wenn wir einen Mail schreiben bleiben alle diese Facetten der Kommunikation unbeteiligt. Mail ist einfach nur geschriebene Sprache (wobei wir manchmal besser nicht das sagen, was wir in Mails schreiben)

Wie eine Mail beim Empfänger ankommt hängt einzig von der Stimmungslage des Empfängers ab. Beispiel:  ich möchte etwas und du bist im Streß. Ich gehe zu dir, lächle dich an, du lächelst zurück (spiegelneuronen du fühlst dich besser), dann bringe ich mein Anliegen vor. Du wirst sicher besser reagieren und dich besser fühlen als wenn ich dir eine Mail schreibe. Du liest sie und denkst jetzt will der “Blödmann” auch noch was von mir. Dies ist eine ganz andere Kommunikation – eine andere Wechselwirkung.

Mail verengt unsere Kommunikation auf eine kleine Bandbreite mit der Konsequenz der Verarmung an Sprache. (Das kannst Du täglich im Geschäft feststellen)

Der ganz normale Wahnsinn

Täglich strömen jede Menge Mails auf uns ein. Unkontrolliert und unsortiert. Eine durchschnittliche Mail hat sagen wir mal 50 Worte. Der durchschnittliche Leser liest 200-240 Worte pro Minute und versteht 50-70% davon.

Das bedeutet er liest die Mail in 0,25 min = 15 Sekunden und versteht etwas mehr als die Hälfte der Mail. (Es soll auch Kollegen geben die verstehen alles, dafür gibt es welche die verstehen nichts macht 50% ) Gegebenenfalls muss er die Mail also 2 mal lesen und braucht dann mindestens 30 Sekunden wahrscheinlich länger.

Gehen wir also einfach mal von 1 min pro Mail aus. Also das Lesen und Begreifen einer Standardmail braucht 1 min.

Gehen wir weiter davon aus, dass 50% der Mails eine Aktion erfordern. Entweder eine Antwort, eine Aufgabe, ein Termineintrag oder sonst irgendwas.

Die Antwort auf eine Mail besteht  aus sagen wir mal 50 Worten. Der durchschnittliche 10 Finger Schreiber bringt es auf 200-400 Zeichen pro Minute. Ein durchschnittliches Wort in Deutschland kommt auf 5,7 Buchstaben. Der 10 Finger Schreiber kommt also auf 35-70 Worte pro Minute. Er braucht also für die Antwortmail ca. 1 Minute.

Jetzt sind nicht alle die heute am PC sitzen 10 Finger Schreiber. Ich kannte mal einen Vorgesetzten der benutzte nur 2 Finger und kam vielleicht auf 40 Zeichen pro Minute oder 7 Worte pro Minute. Dies bedeutet, dass er schon 7 Minuten für eine Antwortmail braucht.

Damit nicht genug, jede Antwortmail hat in der heutigen Zeit wiederum eine Reaktion des Empfängers zur Folge. Das bedeutet im Umkehrschluss,je mehr Mails du versendest umso mehr wirst du erhalten.

Diese Regel nenne ich das Epidemiegesetz von e-Mails : Je mehr Mails Du schreibst, umso mehr musst Du auch beantworten

Hast du am Morgen 40 Mails im Posteingang und du kannst 150 Zeichen pro Minute schreiben, dann brauchst du 40 Minuten zum lesen der Mails und musst dann 20 Antworten schreiben, die wiederum 38 Minuten in Anspruch nehmen. Du hast also schon 78 Minuten deines Arbeitstages rum und nichts an Deinen Zielen erreicht!

Wenn man jetzt rechnet dass die 20 Antwortmails wiederum 10 neue Mails an Dich induzieren, dann brauchst du dafür wieder 10 Minuten zum lesen und schreibst 5 Antworten die 9,5 Minuten benötigen. Also kommen zu den 78 Minuten nochmal 19,5 Minuten hinzu die du selbst ausgelöst hast.

Damit ist aber die Mathematik nicht am Ende, wenn die Mail an viele Menschen geht, werden viele Menschen antworten was wiederum viel zu lesen bedeutet und viel zu beantworten usw. usw. (Epidemiegesetz)

Du siehst, das ist ein epidemisches System wie die Pest oder die Cholera. Nochmal unser einfaches Beispiel 78+19,5=97,5 Minuten gehen verloren für 40 Mails. Oder 20% eines 8 Stunden Tages sind nur für Mails draufgegangen. Arbeit an deinen Zielen ? Fehlanzeige.

Wir brauchen ein System das uns hilft mit dieser Pest.

Wir brauchen einfache Regeln die uns weiterhelfen. Hier sind 5 Regeln die weiterhelfen. Die genauen Beweise dafür folgen noch.

1.) Niemals am frühen Morgen mit den Mails beginnen!

2.) Mails sind in Blöcken a 25 Minuten zu bearbeiten. Maximal 3 Blöcke am Tag!

3.) Schicke Mails nur an den, von dem Du etwas erwartest! (Reaktion/Antwort)

4.) Schicke Mails nur an die in cc, für die diese Information wichtig sein könnte. (Denk an das Epidemiegesetz)

5.) Lies keine Mails die an Dich in cc gehen. Nur wenn irgendwo ein Feuer ausbricht oder Dich jemand darauf anspricht

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung