#51 – Immer und Überall – Ablenkung Strukturlosigkeit Langeweile

Eine der großen Errungenschaften unserer Zeit ist unserer Erreichbarkeit. Immer und überall. Arbeit, Ablenkung und Kommunikation.
In meinem Bekanntenkreis haben 2 von 3 ein Smartphone. Sind immer und überall erreichbar. Per Mail, SMS oder Social Media.
Gleichzeitig Klagen 52% der Arbeitnehmer über zunehmenden Stress und 50% über Monotonie und Langeweile.
Die reine Menge an Arbeit kann nicht das Problem sein, denn die war früher viel höher. Heute sind die Leute meistens mit einem Bruchteil der Aufgaben schon überfordert. Warum ist das so?
Ich hatte bereits mehrfach erklärt wie wir Menschen aus der Sicht eines Automatisierungstechnikers funktionieren.

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Wir meinen immer wir hätten alles im Griff aber in Wirklichkeit steuern wir nur einen Bruchteil unserer Aktionen tatsächlich bewusst.
Das meiste kontrolliert unser Modell von Welt. So nenne ich das gigantische Neuronale Geflecht welches schnelle Entscheidungen anhand langfristig angelegter Verknüpfungen fällt. Man könnte es auch unser Unterbewusstsein nennen. Aber es ist viel viel mehr.

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#50 – Ordnung im Chaos 2.0 – Teil 2

Basierend auf dem Schäfer Karnaugh Diagramm definiere ich für meine Aufgaben folgende Grundvoraussetzungen.

1. Alle Aufgaben haben eine Fälligkeit bzw. ein Verfalldatum
Nichts auf dieser Welt hat ewig bestand. Entweder werden die Aufgaben danach dringend oder wertlos. Dringend müssen wir ja auf alle Fälle verhindern oder gezielt minimieren.

2. Aufgaben deren Bearbeitung länger als 90 Minuten dauern sind automatisch ein Projekt
Lange Aufgaben machen keinen Spass und wir fangen niemals damit an. Also müssen diese Projekte mit vielen kleinen Schritten realisiert werden.

Wie bereits letzte Woche erwähnt unterscheide ich zwischen Business und Privat.
Im Prinzip besteht das System aus 4 Listen. Es ist dabei unerheblich, ob du diese Listen auf dem Papier oder elektronisch führst.
Diese 4 Listen gibt es

MIT (Most important Task)
Aufgaben sortiert nach Priorität. Auf dem Papier kannst du ja ein zwei oder drei Sterne davor schreiben.
Maximal 3 Aufgaben. Reduktion ist alles wenn man überhaupt etwas erreichen will. Niemand kann 10 wichtige Aufgaben gleichzeitig im Blick haben.

Irgendwann
Aufgaben sortiert nach Fälligkeit.

Vielleicht
Manuelle Sortierung. Dinge die vielleicht mal interessant werden könnten aber tatsächlich keinen festen Termin haben.
keine Termine

Projekte 2013
Masterplan bzw. Projektliste.
Hier sind alle Aufgaben die länger als 90 Minuten dauern als Projekte hinterlegt.
Auch die Jahresziele sind hier hinterlegt. Auf dem Papier ist es notwendig für jedes Projekt eine eigene Seite zu erstellen. Elektronisch kann man je nach System zu jedem Projekt Unteraufgaben vergeben. (2do auf dem Mac bzw. iPhone)

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#49 – Ordnung im Chaos 2.0 – Teil 1

Letztes Jahr habe ich diesen Blog begonnen und in der Rubrik alles geregelt mein Verfahren erklärt mit welchem ich Ordnung ins Chaos bringe.
Basis meiner Erkenntnis war und ist das Schäfer Karnaugh Diagramm des Aufgabenmanagements.

Aufgaben bestehen nicht nur aus der Eigenschaft dringend und wichtig wie im klassischen Zeitmanagement sondern die Eigenschaften Spaß und Dauer einer Aufgabe dürfen nicht vergessen werden. Beides sind subjektive Eigenschaften der Person welche die Aufgabe zu erfüllen hat.
Schauen wir uns das Diagramm nochmal an.

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Zypern – Finanzkrise und kein Ende

Zypern ist eine Insel. Zypern ist eine geteilte Insel. Seit dem Wochenende wissen wir dass Zypern systemrelevant ist. Ja genau der Euro wackelt wenn Zypern nicht gerettet wird. Jetzt passiert auf Zypern genau dass, was ich im Kapitel #46 Absatz 1 geschrieben habe. Man kann nur Schulden vernichten indem man Vermögen vernichtet. Dieser Schritt ist … weiterlesen

#48 – Papier oder Elektronik? (reloaded)

Diesen Beitrag hat es vor dem Crash schon einmal gegeben. Er war so beliebt, dass ich ihn nochmal online stelle.
Es stellt sich beim „Zeitmanagement“ immer die Frage Planung per Papier oder Elektronisch? (Also mit Smartphone usw.)
Zunächst einmal bleibt festzuhalten und daran gibt es nichts zu rütteln : Alle Planungen müssen schriftlich erfolgen. Unser Gehirn muss frei sein. (Mind like a Zen – GTD) Deshalb muss alles aus dem Gehirn raus und schriftlich festgehalten werden. Aber wie?
In einem Land vor unserer Zeit habe ich mit Papier gearbeitet. Alles auf Papier geschrieben und dann irgendwann und irgendwie verlegt, weggeschmissen und nie mehr wieder gefunden. Bereits seit Anfang der 90er Jahre habe ich dann begonnen meinen gesamten Workflow in die Elektronik zu verlagern. (Es lebe das papierlose Büro 😉 )

#47 – 10 Apps für die einsame Insel

Diesen Beitrag hatte ich schon einmal auf unserer Seite. Inzwischen ist fast ein Jahr vergangen und es wird Zeit für ein Review. Auch hat sich die Hitliste in einigen Punkten geändert.

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Immer noch mein absoluter Favorit für die Aufgabenverwaltung. Habe die App für iOS und den Mac gekauft. Synchronisiert über iCloud, oder Dropbox oder Toodledo. Es ist die einzige App welche auch mit den integrierten Erinnerungen synchronisiert. Das bedeutet wenn Du nur die App auf dem iOS Gerät hast bekommst Du alle Aufgaben bereits in Erinnerungen auf dem Mac synchron. (Kenne keine Aufgabenverwaltung die das kann und ich kenne sehr sehr viele)  Die Aufgaben können in Projektlisten oder nach Kontext sortiert werden. Alarme sind entweder orts- oder zeitbasiert.
Die App gibt’s auch für Android.