#123 – Das Leben besteht aus Projekten…

Es gibt keine großen Aufgaben! Niemand erreicht große Aufgaben am Stück! Und wenn doch, dann hat er wirklich Glück gehabt.

Mit großen Aufgaben meine ich Aufgaben, die viel Zeit benötigen oder nicht am Stück realisiert werden können.

Wenn ich zum Beispiel Italienisch lernen möchte, dann könnte ich die folgenden Aufgaben formulieren:

– Ich lerne Italienisch bis Ende 2015 oder

– Ich kann Italienisch sprechen bis Ende 2015.

In beiden Fällen wird es nicht funktionieren. Es handelt sich um eine formulierte Aufgabe welche am 31.12.2015 fällig ist. So geht das aber nicht. Warum?

Die Aufgabe Italienisch zu lernen ist keine Aufgabe sondern ein Projekt. Du kannst es auch Ziel nennen. Man lernt nicht an einem Tag Italienisch und nicht mit einer Aufgabe.

Erinnern wir uns an den Blog über Motivation. Wir schaffen veränderbare Wirklichkeiten und dies erzeugt Motivation. Aber die Motivation klingt schnell ab. Ohne Glücksgefühle wird das nichts. Diese Gefühle kommen mit einer Zielerreichung, einem Haken in der Aufgabenliste.

Unser Automatikregelkreis kommt nach einer guten Idee, nach einem Anstoß aus dem Motivationsregelkreis, schnell wieder in seine gewohnten Abläufe. Vor allem wenn die Erfolge ausbleiben. Wir haben also für alle Aufgaben nur eine bestimmte Zeit. Diese ist bei jedem von uns individuell unterschiedlich. Jeder braucht aber früher oder später ein Erfolgserlebnis das die Motivation wieder erhöht.

Bei Aufgaben, die groß und schwierig sind und lange Zeit brauchen, fehlen diese Erfolge.

Es sind keine Aufgaben sondern Projekte. Eine Aufgabe ist etwas was ich in kurzer Zeit erledigen kann. Ich halte hier einen Zeitraum von einem Tag als maximalen Zeitraum besser ist eine kürzere Erledigung.

Diese vermeintlichen Aufgaben sind keine Aufgaben sondern Projekte. Projekte bestehen aus mehreren Teilaufgaben.

Sie brauchen länger und ich brauche verschiedene Zwischenschritte, Wegstationen zum Ziel.

Projekte müssen immer Projekte bleiben. Bereits in meinem ersten Buch habe ich einen ganzen Abschnitt hierzu geschrieben. In meinem SK-Diagramm sieht man das sehr deutlich.

Wir müssen diese Aufgaben in kleinere Stücke zerlegen. Für diese Planung der Einzelschritte brauchen wir eine Monats- und Wochenplanung.

Alle Aufgaben die eine Erledigungszeit >45 min (Das ist die Schulstunde unserer Vergangenheit) haben sind automatisch Projekte. Diese Projekte müssen in Teilaufgaben zerlegt werden.

Nähern wir uns der Tagesplanung von letzter Woche einmal von oben.

Monatsplanung

Diese Planung erstelle ich immer am letzten Sonntag des Monats für den kommenden Monat.

Ich schaue meine Jahresprojektlisten durch und definiere den nächsten Schritt. Die Jahresprojektlisten sind meine Ziele für das aktuelle Jahr. Ziele die so groß sind, dass es Projekte sind. Ziele sind immer Projekte! Wir erinnern uns auch später im Schaukelstuhl nur an die großen Projekte und nicht die kleinen Aufgaben des Tages.

Diesen nächsten Schritt trage ich in die Liste <CHANCEN> mit Fälligkeit Ende des kommenden Monats ein. Damit behalte ich meine Jahresziele im Fokus und vergesse sie nicht im Tagesgeschäft.

Ich bin mir immer bewusst, was ich im kommenden Monat erledigen werde um meinen Jahreszielen näher zu kommen.

 

Wochenplanung

Jede Woche am Sonntag befasse ich mich mit der Planung für die kommende Woche.

Hierzu schaue ich mir die nicht erledigten Aufgaben der letzten Woche an. Für nichterledigte Aufgaben gibt es nur zwei Möglichkeiten.

Papierkorb oder neuer Termin mit gesteigerter Wichtigkeit. Warum wurde denn die Aufgabe nicht erledigt? Entweder hatte ich keine Zeit oder ich hatte dazu keine Lust. Beides ist im Prinzip das gleiche. Für die Dinge, welche uns wichtig sind finden wir immer Zeit!

Also kann die Aufgabe nur unnötig oder eben doch wichtig sein. Im zweiten Fall übertrage ich diese Aufgabe in die Liste <CHANCEN> mit gesteigerter Priorität.

Damit sind die Altlasten der vergangenen Woche erledigt. Für die kommende Woche definiere ich aus der Liste <CHANCEN> fünf Aufgaben für die nächste Woche. Die Fälligkeit wird auf nächsten Sonntag gesetzt.

Gibt es mehr als fünf fällige Aufgaben, muss eine Reduzierung auf die fünf wichtigsten erfolgen! Es gibt keine Ausnahme von dieser Regel! Diese Reduktion ist unbedingt nötig. Wenn die Zeit drängt und die Ressourcen begrenzt sind, hilft nur eine stärkere Fokussierung auf die wirklich wichtigen Dinge. Wer den Fokus auf alles legt, fokussiert sich überhaupt nicht mehr, erreicht nichts und kapituliert letztlich ; körperlich und seelisch!

Es gibt also pro Woche maximal fünf wirklich wichtige Aufgaben, die mich meinen Zeilen näher bringt.

Eine Liste haben wir noch vergessen. Im Kapitel über die Tagesplanung gab es noch die <TOP> Liste. Hier stehen extern getriggerte Aufgaben drin.

Diese Aufgaben werden im täglichen Workflow abgearbeitet, wenn die wichtigen Aufgaben erledigt sind.

 

Du siehst, mit der Tagesplanung, Wochenplanung und Jahresplanung kommst Du Deinen Zielen näher, erreichst mehr und reduzierst den Stress.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!