#55 – Organisation im Alltag (Der Teufel liegt im Detail)

Täglich strömen viele Dinge auf uns ein und wir verlieren den Überblick.  Abends gehen wir nach Hause und fragen uns:  was haben wir denn heute eigentlich getan?
Die nicht vorhandene Struktur unseres heutigen Arbeitsumfeldes macht es uns schwer den Überblick zu behalten. Nirgendwo wird mehr eine Struktur vorgelebt, auch nicht von der sogenannten “Führung”.
In Kapitel 51 hatte ich bereits darüber gesprochen. Wenn das äußere Leben keine Struktur hat, müssen wir ihm eine geben! Unser Gehirn liebt Strukturen und Verknüpfung. Nur in Strukturen arbeitet es richtig effizient!

Wie können wir uns organisieren in einer Welt des Chaos und der Versuchung? Natürlich verspricht uns die Technik viele Lösungen. Es gibt tausend Apps um unsere Aufgaben zu erledigen und ebenso viele Bücher mit Tips hierzu.

Auch der Blackberry, das iPhone und die Kopien aus dem Androidenlager versprechen Hilfe und Unterstützung. Aber trotzdem gelingt es vielen nicht ihre Dinge im Griff zu haben.

Das ist das gleiche Problem wie mit der Anmeldung im Fitnessstudio. Die machen auch viele, stellen aber dann schnell fest, dass es ohne Schweiß nicht geht. Und das ist frustrierend. Wir können uns das Glück nicht kaufen!

Unorganisierten Menschen hilft auch kein Smartphone!

Und wie haben die eigentlich die Pyramiden gebaut ohne MS Project oder Task Management App? (Und warum bekommt man dies in Berlin beim Flughafen auch mit modernster Technik nicht hin ? )
Die Technik ist immer nur Mittel zum Zweck und nie die Lösung unseres Problems!
Das wichtigsten Mittel uns zu strukturieren sind ein Blatt Papier, ein Stift und unser Wille. Schreiben ist ein Vorgang der unsere Motorik und unser Gehirn anspricht. Es verknüpft mehrere Dinge und steigert unser Modell von Welt. Es werden Strukturen aufgebaut. Zeichnen und Malen hat den identischen Effekt. Mindmaps können sehr hilfreich sein. Alles was uns ganzheitlich berührt hat einen Effekt.

Ein Blick auf ein Blatt Papier ist auch was anderes als ein Blick auf ein Smartphone. Du kannst darin rumkritzeln, malen und und und. Du beschäftigst dein ganzes Gehirn und nicht nur eine Hälfte.

Aber mal von Anfang an. Du kommst in eine Abteilung und die Welt bricht über dich herein. Die wichtigsten Waffen zur Verteidigung? Ein Kalender und eine Aufgabenliste. Ein alter Hut? Du glaubst nicht für wieviel Kollegen der Outlook Kalender ein Fremdwort ist! (Kann Dir blind mindestens 10 nennen mit Namen und und und und ) Aber noch schlimmer : Das man darin (in Outlook) auch Aufgaben managen kann wissen nur wenige.

Ich hatte gesagt die wichtigsten Waffen sind ein Kalender und eine Aufgabenliste. Wie bei den Waffen solltest du beide Dinge immer dabei haben. Mit immer meine ich immer! Sowohl im Privatleben als auch im Geschäft.

Alle Termine, Besprechungen gehören in deinen Kalender. Alle ohne Ausnahme! Und hier gilt das Highlander Prinzip es kann nur einen geben!
Dein Kalender zeigt dir wofür du Deine Zeit verwendest und ob du noch Zeit hast. Er ist das zentrale Planungstool und er sollte immer zur Hand sein. Es kann ein Taschenkalender sein aber auch ein Smartphone. Der Taschenkalender ist immer zur Hand, hat aber das Problem, dass er sich nicht mit dem Outlook Kalender im Geschäft synchronisiert. Über den Outlook Kalender werden in der modernen Welt Termine in Gruppen synchronisiert und Besprechungen organisiert. Wenn Du also einen Taschenkalender führst, musst Du zumindest wichtige Businesstermine von Hand in Outlook eintragen. Das hängt auch immer davon ab, ob Du viel im Team arbeitest oder als Solist. Einen Blog zum Thema Papier oder Elektronik findest Du hier
Ein Smartphone ist hier einfacher. Es synchronisiert “problemlos” mit dem PC Kalender, dem iPad oder einem Web Kalender. Hier sollte man sich für ein System entscheiden das einfach funktioniert. Es gab schon früher Synchronisationssoftware von sogenannten Smartphone Herstellern aber da habe ich dann stundenlang synchronisiert und anschließend die doppelten Kontakte gelöscht. (Stundenlang) Also such Dir ein System das funktioniert!
In Deinen Kalender trägst Du alles ein. Den Kundentermin, den Besuch im Fitnesstudio, das Einkaufen und und und. Wer nichts in seinen Kalender einträgt braucht sich nicht zu wundern, dass er Terminkollisionen und Chaos erlebt. Wir haben nunmal nur 24 Stunden pro Tag wovon wir nur rund 16 Stunden im Wachzustand verbringen. Hiervon sind wir 8-10 Stunden mit Arbeit beschäftigt. Wenn Du in diese Zeit mit einem Volumen von 12 Stunden packst, wird es nicht funktionieren.

Deshalb ist ein Kalender wichtig und deshalb muß alles hier eingetragen werden.
Die wichtigste Waffe im Kampf gegen das Chaos ist aber die Aufgabenliste. Und wenn ich mich umschaue arbeiten die wenigsten damit. Aufgaben sind Dinge, welche ich erledigen muss, die einen festen Endtermin haben.
Auch für die Aufgabenliste gilt das Highlander Prinzip. Und auch die Aufgabenliste solltest Du immer bereit haben.
Am schnellsten schreibt man Aufgaben in ein Notizbuch. Auch hier ist Papier schneller und intuitiver.
Wie man mit Aufgaben umgeht habe ich bei Ordnung im Chaos beschrieben.

Bei mir wird alles über die intelligente Wolke koordiniert. Wie es im Einzelfall abläuft davon schreibe ich demnächst.

Mit Kalender und Aufgaben hast Du schon 2 wichtige Waffen im Kampf gegen das Chaos in der Hand. Es gibt aber noch 2 Unruhestifter die man bändigen muss.

Einer sind Deine Kontakte und der andere sind die Referenznotizen oder Deine Wissensdatenbank. Diese bändigen wir in einer der nächsten Ausgaben.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!