#48 – Papier oder Elektronik? (reloaded)

Diesen Beitrag hat es vor dem Crash schon einmal gegeben. Er war so beliebt, dass ich ihn nochmal online stelle.

Es stellt sich beim “Zeitmanagement” immer die Frage Planung per Papier oder Elektronisch? (Also mit Smartphone usw.)

Zunächst einmal bleibt festzuhalten und daran gibt es nichts zu rütteln : Alle Planungen müssen schriftlich erfolgen. Unser Gehirn muss frei sein. (Mind like a Zen – GTD) Deshalb muss alles aus dem Gehirn raus und schriftlich festgehalten werden. Aber wie?

In einem Land vor unserer Zeit habe ich mit Papier gearbeitet. Alles auf Papier geschrieben und dann irgendwann und irgendwie verlegt, weggeschmissen und nie mehr wieder gefunden. Bereits seit Anfang der 90er Jahre habe ich dann begonnen meinen gesamten Workflow in die Elektronik zu verlagern. (Es lebe das papierlose Büro 😉 )

Damals ging es mit dem Psion Serie 3 los. Die Planung klappte gut. Kalender Aufgaben und Notizen alle an einem Platz, alle dabei. Jahrelang lief das gut. Die elektronischen Geräte mutierten vom Psion Serie 3 zum Psion Serie 5, zum Sony Ericsson P800, P910, M600, Blackberry Storm bis zum iPhone 5. Aus den Geräten wurde ein vollwertiger Computer mit Internet Zugang, e-Mail, Fotoapparat und Telefon. Eine mobile Sekretärin ohne Rock. 😉

Aber ein Problem haben alle elektronischen Geräte die uns ein problemloses Leben versprechen. Hast du jemals von Deinem Gegenüber die Telefonnummer und Adresse gesagt bekommen und dann minutenlang in Deinem Blackberry gehackt um die Daten dort hinein zu bekommen? Und wenn Dein Gegenüber Deine neue Traumfrau ist, dann schaut sie derweil gelangweilt auf Deine Tätigkeit und denkt sich: “Was für ein Nerd”. Früher hat man die Telefonnummer auf eine Servierte geschrieben und war in 5s fertig. Schaffst Du mit keinem Gerät. Auch nicht mit dem iPhone 5!

Elektronische Geräte sind stark, wenn die Information drin ist und überall synchron zur Verfügung steht. Schnelle Eingaben und Gedankenblitze aufzeichnen ? Fehlanzeige.

Ich fahre deshalb seit Jahren eine Hybrid Strategie. Ich benutze ein DIN A6 Notizbuch von Leuchtturm 1917 als Papierlösung und mein iPhone 5 als Elektroniklösung.

Das Leuchtturm Buch kann auch durch ein ähnliches von Moleskine ersetzt werden. Das ist eine reine Preisfrage und beide Modelle geben und nehmen sich nichts. Mein Leuchtturm Buch ist mein “Glückstagebuch”. Hier schreibe ich Dinge rein die ich schnell notieren muss. Ideen die ich nicht vergessen darf, Zeichnungen usw. In der hinteren Einschubtasche sind Visitenkarten und Rechnungsbelege gut untergebracht. Abends oder kurz vor Feierabend trage ich wichtige Dinge wie Adressen und Aufgaben in mein iPhone ein.

Auf meinem iPhone verwende ich folgende Apps um Ordnung ins Chaos zu bringen.

Kalender+     :  Eine alternative zum eingebauten Kalender die mir eine schnelle Übersicht auf den Monat und die Woche gibt.

>2Do           : Die ultimative Aufgabenverwaltung auf dem iPhone. Es gibt nix besseres! Ich habe viele getestet, die meisten sind Müll

aNote        : Awesome Notes für alle Notizen mit und ohne Bilder.

CJournal   : Contac Journal. Hier werden meine Kontakte verwaltet.

ich werde zu jedem Thema noch ein paar Tips nachschieben aber heute befassen wir uns mit den Aufgabenlisten. Hier verwende ich 2Do. Läuft auf dem iPhone dem iPad dem iPod und synchronisiert alle Aufgaben über Dropbox oder iCloud. Bei Synchronisation über iCloud landen die Aufgaben auch in der Erinnerungen App und im iCal Kalender auf dem MacBook.

Meine Reiter in 2Do werdet Ihr sicher wieder erkennen wenn ihr alle bisherigen Folgen gelesen habt. MORGEN, IRGENDWANN, TOP5, ZIELE&PROJEKTE und VIELLEICHT sind identisch mit den Listen bei Ordnung im Chaos. Die Handhabung dieser elektronischer Listen entspricht dem Beitrag. (Hier kommt demnächst ein Update auf Ordnung im Chaos V2.0 )

Also Jahresplanung und Projekte in Ziele&Projekte. Wochenplanung mit Festlegung der TOP5 und einer Aufgabe aus der Irgendwann Liste. Tagesbeginn mit einer der TOP5 Aufgaben. Danach zyklisches Arbeiten mit der MORGEN und IRGENDWANN Liste. Wenn eine Aufgabe nicht fertig ist, so wird sie dupliziert und in die IRGENWANN Liste verschoben. Das Original wird als erledigt gekennzeichnet. So kann ich abends unter Erledigt alle Aufgaben sehen an denen ich gearbeitet bzw. welche ich erledigt habe.

Neue Aufgaben immer in die IRGENDWANN Liste. Dieses System hat alle meine Aufgaben im Griff. Im Mittel sind dies 100 – 120 Aufgaben. Die kann man nicht alle im Kopf haben.

Jede Aufgabe hat bei 2Do noch eine Fälligkeit und einen Ort. Als Fälligkeit trage ich immer einen tatsächlichen Termin ein wenn dieser fest steht. Beispiel : Dein Chef braucht den Bericht bis Freitag den 4.5.2012 – dann ist dies die Fälligkeit. Gibt es einen solchen festen Termin nicht, so nehme ich immer heute in 6 Monaten.

Als Orte habe ich die GPS Positionen von Zuhause und Büro sowie noch einige andere wichtige Orte definiert. Ich kann also an jedem Ort nach den dort zu erledigenden Aufgaben filtern. (Dies wäre der Kontext bei GTD)

Alternativ könnte man diese Planung auch mit dem Leuchtturm/Moleskine Buch realisieren. Mir liegt einfach hier die elektronische Variante mehr.

Wenn ich schnell eine Aufgabe notieren muss, benutze ich immer mein “Glückstagebuch”. Ohne Spaß läuft nichts.

Das war es für heute. Bleib dran es gibt noch Hoffnung.