#50 – Ordnung im Chaos 2.0 – Teil 2

Basierend auf dem Schäfer Karnaugh Diagramm definiere ich für meine Aufgaben folgende Grundvoraussetzungen.

1. Alle Aufgaben haben eine Fälligkeit bzw. ein Verfalldatum
Nichts auf dieser Welt hat ewig bestand. Entweder werden die Aufgaben danach dringend oder wertlos. Dringend müssen wir ja auf alle Fälle verhindern oder gezielt minimieren.

2. Aufgaben deren Bearbeitung länger als 90 Minuten dauern sind automatisch ein Projekt
Lange Aufgaben machen keinen Spass und wir fangen niemals damit an. Also müssen diese Projekte mit vielen kleinen Schritten realisiert werden.

Wie bereits letzte Woche erwähnt unterscheide ich zwischen Business und Privat.
Im Prinzip besteht das System aus 4 Listen. Es ist dabei unerheblich, ob du diese Listen auf dem Papier oder elektronisch führst.
Diese 4 Listen gibt es

MIT (Most important Task)
Aufgaben sortiert nach Priorität. Auf dem Papier kannst du ja ein zwei oder drei Sterne davor schreiben.
Maximal 3 Aufgaben. Reduktion ist alles wenn man überhaupt etwas erreichen will. Niemand kann 10 wichtige Aufgaben gleichzeitig im Blick haben.

Irgendwann
Aufgaben sortiert nach Fälligkeit.

Vielleicht
Manuelle Sortierung. Dinge die vielleicht mal interessant werden könnten aber tatsächlich keinen festen Termin haben.
keine Termine

Projekte 2013
Masterplan bzw. Projektliste.
Hier sind alle Aufgaben die länger als 90 Minuten dauern als Projekte hinterlegt.
Auch die Jahresziele sind hier hinterlegt. Auf dem Papier ist es notwendig für jedes Projekt eine eigene Seite zu erstellen. Elektronisch kann man je nach System zu jedem Projekt Unteraufgaben vergeben. (2do auf dem Mac bzw. iPhone)

WORKFLOW – Wie man die Dinge abarbeitet
Jetzt habe ich die Listen das ist ja schön aber wie arbeite ich damit?

1.  … es kommt eine Neue Aufgabe hinzu…
Täglich kommen neue Herausforderungen und Aufgaben auf dich zu. Ganz wichtig ist, nichts zu vergessen. (Dann bist Du schon besser als viele andere Kollegen)Wenn Du alles in die Listen einträgst kann vergessen nicht vorkommen!

Neue Aufgaben trage ich direkt in die Irgendwann Liste ein. Als Fälligkeit wähle ich einfach heute in einem Monat und keine Priorität. Ich sortiere neue Aufgaben nicht nach Priorität, da auf den ersten Blick alles brennt, kritisch erscheint und wichtig daherkommt. Ist es aber nicht!

2. Tagesplanung (Am Tag zuvor)
Du solltest immer planen auch wenn die Wirklichkeit dann chaotisch verläuft. Planung ist das ersetzen des Zufalls durch den Irrtum. Aber ein Plan gibt Deinem Denken und Deinem Modell von Welt eine Orientierung. Dein Wahrnehmungsfilter wird fokussiert. Diese Plannung läuft wie folgt ab und sollte immer am Tag zuvor stattfinden. (Always be prepared)
Die Irgendwann Liste durchscannen und die wichtigste aktuelle Aufgabe raussuchen. Das ist die Aufgabe die dir aktuell am wichtigsten erscheint.
Diese Aufgabe #1 in die Liste MIT übertragen und die Priorität auf Hoch setzen.
Dann die Liste Irgendwann erneut durchscannen und die Aufgabe raussuchen die man gerne vor der Aufgabe #1 erledigen würde. Dieser Ansatz stammt von Mark Forster’s Final Version. http://markforster.squarespace.com/

Diese Fragestellung erlaubt es deinem Gehirn vor der wichtigsten Aufgabe noch etwas zu erledigen was vielleicht nicht ganz so schlimm ist. Außerdem verbindet es die 3 Aufgaben miteinander.
Diese Aufgabe #2 mit Priorität Mittel in die MIT Liste übertragen
Die Liste Irgendwann erneut scannen und eine Aufgabe raussuchen die man gerne vor Aufgabe #2 erledigen würde.
Diese Aufgabe #3 mit Priorität Niedrig in die MIT Liste übertragen. Damit hast du deinen Plan für den kommenden Tag. Und was ist mit den anderen Aufgaben ? Die ruhen in deiner Irgendwann Liste. Kein Stress keine Panik.

3. Abarbeiten (Am Tag)
Sobald ich im Büro bin oder mit meinen Aufgaben beginne nehme ich mir die MIT Liste vor.
Ich beginne umgehend mit der Aufgabe mit der niedrigsten Priorität. Bei der Abarbeitung benutze ich die sogenannte Pomodoro Technik.
Der Italiener Francesco Cirillo hat diese Technik erfunden. http://www.zeitblueten.com/news/pomodoro-technik/

Er arbeitete immer 25 Minuten an einer Aufgabe und machte danach 5 Minuten Pause bzw. machte irgend etwas was Spass macht. Da er dazu einen Timer in der Form einer Tomate verwendete heisst diese Technik Pomodoro Technik. Nach 4 solchen Pomodoro Einheiten machte er eine längere Pause von 15 Minuten.
Diese Technik zwingt unser Modell von Welt zur Konzentration auf die Aufgabe. Da es in absehbarer Zeit eine Belohnung in Form einer Pause gibt, wird die Prokrastination deutlich reduziert bzw. fällt ganz weg. Dinge die keinen Spaß machen werden hier schmackhaft gemacht.
Bei mir habe ich die Zeiteinheiten wie folgt angepasst:
15 Minuten konzentrierte Arbeit ohne Ablenkung danach 5 Minuten Pause. Nach 4 Einheiten (75 Minuten ) folgt eine Pause von 15 Minuten. In der Pause ist alles erlaubt. Surfen, Quatschen Kaffee trinken usw.
Maximal arbeite ich einen ganzen Durchgang an einer Aufgabe. (90 Minuten)
Danach gibt es zwei Möglichkeiten

1. Die Aufgabe ist fertig : Sie wird als erledigt markiert und eine kurze Pause wird eingelegt.
2. Die Aufgabe nicht fertig : Die Aufgabe wird wieder ans Ende der Irgendwann Liste eingetragen. Die Priorität bleibt erhalten.

Du stellst jetzt vielleicht die Frage warum ich die Aufgabe nicht komplett fertig mache?
Naja dann hält mich so eine Aufgabe eventuell stundenlang auf. Da ich keine richtig dringenden Aufgaben habe, kann ich die wichtigen nach und nach bearbeiten. Ich erreiche damit einen generellen Fortschritt in der Bearbeitung aller Aufgaben und dadurch kann keine dringend werden. Zur Erinnerung : “Dringend werden die Dinge die nicht bearbeitet werden”

Danach wird Aufgabe mit der nächst höheren Priorität bearbeitet.

4. Termin der Aufgabe ist abgelaufen
Da alle Aufgaben in der Irgendwann Liste ein Verfalldatum haben, ist der Termin bei manchen Aufgaben irgendwann fällig. Jetzt gibt es nur noch 3 Optionen
1. Entweder sofort die Arbeit an der Aufgabe beginnen.
2. Die Aufgabe löschen.
3. Die Aufgabe in die Liste Vielleicht ohne Termin verschieben.
Wenn ich bis zum Fälligkeit nicht an der Aufgabe gearbeitet habe bzw. Sie nicht vollenden konnte, war sie nicht wichtig genug.

5. Aufgaben in MIT sind alle abgearbeitet
Die Aufgaben in MIT sind abgearbeitet. Dann war der Tag schon erfolgreich. Du hast die 3 wichtigsten Aufgaben erledigt oder zumindest bearbeitet.

Entweder kümmerst Du Dich jetzt um Routine (Reisekosten und so weiter… ) oder um Mails und andere Dinge die dringend daherkommen oder Du arbeitest weiter an Deinen Aufgaben. Und wie?
Die Liste Irgendwann scannen und eine Aufgabe raussuchen.
Diese Aufgabe markieren und mit der Bearbeitung beginnen.
Solange daran arbeiten bis sie erledigt ist oder die Lust nachlässt.
Erledigte als erledigt markieren.
Wenn die Aufgabe nicht erledigt ist, die Priorität um eine Stufe erhöhen.
Danach gehört der Tag den Dingen die so auf dich einströmen. Telefonate Mails usw.

Wochenplanung
Einmal in der Woche sollte man zurückblicken und auch etwas weiter nach vorne.

In der Liste der Projekte alle Projekte durchgehen.
Bei jedem Projekt die nächste Aufgabe bzw. der nächste Schritt aussuchen und ggf. neue Aufgaben ergänzen.
Diesen einen nächsten Schritt in die Irgendwann Liste übertragen. Mit dieser Methode werden auch Deine Projekte in den “Workflow” eingespült.

Monatsplanung
Alle Projekt durchgehen.
Bei jedem Projekt die Reihenfolge bzw. die Aufgaben überprüfen und ggf. anpassen oder ergänzen.
Aus der Liste Vielleicht eine Aufgabe auswählen und in die Irgendwann Liste übertragen.

Damit werden auch Aufgaben aus der Vielleicht Liste in den normalen Workflow gespült und bearbeitet.

 

Soviel für heute – wenn Dir diese Arbeitsweise zusagt stehe ich gerne für weitere Infors zur Verfügung.  Mir als “Chaot” hilft diese recht einfaceh Struktur weiter. – Dranbleiben es gibt noch Hoffnung