#203 – Aufgaben die übrig bleiben

Die Realität:

Ich befasse mich seit vielen Jahren mit Zeitmanagement, bzw. Selbstmanagement, da es ja kein Management der Zeit gibt!

Trotz intensiver Beschäftigung damit und vielen Methoden die ich alle ausprobiert habe, kommt es immer wieder vor, dass Aufgaben nicht erfüllt werden.

Die Aufgaben stehen in meiner Aufgabenliste, werden aber niemals erledigt? Ich verschiebe mehrmals die Fälligkeit, aber die Aufgabe wird trotzdem nicht fertig. 

Wie kann das sein? Warum wird diese Aufgabe nicht fertig? 

Über die Jahre gab es viele dieser Aufgaben. Warum ist das so, bin ich ein „Schlamper“?

Die wichtigste Antwort darauf: Ich bin immer noch am Start. Trotz einiger Aufgaben, die unerledigt blieben, ist weder die Welt zusammengebrochen, mein Leben ruiniert worden oder jemand in Lebensgefahr geraten!

Ich kenne Aufgaben, da ist der Aufgabensteller nicht mehr in der Firma, ich bin aber immer noch da!

Kurzum: die Aufgaben waren anscheinend nicht wichtig. Nicht wichtig für das Leben auf diesem Planeten und vor allem mein Leben auf diesem Planeten!

Diese Aufgaben waren wertlos, sinnlos oder es handelt sich nur um Beschäftigung und nicht um reale Arbeit.

Es gibt auf dieser Welt keinen Wirkungsgrad von 100%. Nichts kann ohne Verluste realisiert werden. Im Aufgabenmanagement ist es anscheinend genau so. Es scheint fast eine Gesetzmäßigkeit zu sein, dass jeder solche Aufgaben hat, das große Problem ist die Akzeptanz dieser Tatsache.

Der Frust einer ToDo Liste:

Unsere Aufgabenlisten füllen sich täglich und sie werden niemals leer. Es bleiben Aufgaben übrig und es kommen täglich neue hinzu. Manchmal ist die Liste Abends länger wie am Morgen.

Volle Aufgabenlisten sind frustrierend.

Wir Menschen können uns auf maximal 5 +-2 Dinge konzentrieren. Also 3 – 7 Aufgaben können wir bewusst verfolgen. Aufgabenlisten die mehr als diese Aufgaben enthalten, sind somit wenig erbaulich. Mehr noch, sie sind ein Träger für Prokrastination oder Aufschieberitis. Je länger die Aufgabenliste, desto stärker die Prokrastination.

Wir fliehen praktisch vor der Flut an Aufgaben, manche von uns sogar in den Burn-Out. 

Wie muß also ein Aufgabenmanagement aussehen, dass Spass macht, nicht frustriert und die wichtigen Dinge tatsächlich erledigt.

Ich habe darüber schon sehr sehr viel geschrieben, den Aufgaben die übrig bleiben habe ich aber bisher wenig Beachtung geschenkt. Diese Aufgaben erfüllen aber eine Funktion. Sie reinigen die Welt.

Ein einfaches Verfahren besteht aus drei Listen.

FOKUS, BACKLOG und QUARANTÄNE, plus der Liste EINGANG wo alle Aufgaben einlaufen.

BACKLOG

Jede Aufgabe gelangt von der Eingangsliste in das Backlog. Als Fälligkeit wird hier heute in zwei Wochen eingetragen. Sollte es sich um eine Aufgabe mit einer kürzeren Fälligkeit handeln, dann muss diese Fälligkeit eingetragen werden.

FOKUS

Jeden Morgen suche ich mir drei Aufgaben aus dem Backlog heraus und verschiebe sie in die FOKUS Liste. Die Auswahl geschieht nach Gefühl oder nach Fälligkeit das ist ganz unterschiedlich. Wenn man in Ruhe seine Aufgaben durchgeht erkennt man intuitiv welche Aufgaben man machen sollte. Man könnte auch sagen, mein Automatikregelkreis erkennt es.

Diese drei Aufgaben gehe ich heute an. Ich versuche sie zu erledigen. Sollte dies zügig möglich sein, dann kann eventuell eine oder mehrere weitere Aufgaben aus dem Backlog behandelt werden.

Bleibt am Ende das Tages eine Aufgabe unerledigt dann gibt es nur zwei Möglichkeiten.

Ist sie noch nicht fällig, verschiebe ich sie zurück in den Backlog. Ist sie bereits fällig, verschiebe ich sie in die Liste Quarantäne und lösche die Fälligkeit.

QUARANTÄNE

Hier dürfen maximal 10 Aufgaben stehen. Kommt eine 11. hinzu, muss eine Aufgabe gelöscht werden! Dies kann durch Erledigung oder durch einfaches löschen geschehen.

Die Aufgaben in Quarantäne haben Dich zwei Wochen nicht interessiert und Du hast sie in zwei Wochen nicht vollendet, dann kannst Du sie löschen.

In modernen Aktiengesellschaften wechselt der Fokus oft quartalsweise. Was heute unheimlich wichtig ist, interessiert morgen niemand mehr, da der „Wichtigtuer“ versetzt, befördert oder eliminiert wurde.

Warum um Aufgaben  kümmern, die zwei Wochen alt sind und sich niemand gemeldet hat? (Das hätte sicher deine Priorität geändert)

Durch diese einfache Struktur bekommst Du Deine Aufgaben in den Griff. Du sortierst die unwichtigen Aufgaben automatisch aus, ohne dass sie Dich weiter frustrieren.

Aufgaben die übrig bleiben sind ganz normal!

Nur wer keine Aufgaben von außen bekommt, kann vielleicht alle seine Aufgaben erfüllen.

Das nachfolgende Schaubild soll den Workflow verdeutlichen. Die roten Pfeile werden dabei am Abend abgearbeitet die blauen Pfeile am Morgen. Am Tag arbeitest Du nur in dem grünen Bereich.

Probiere es mal aus und nicht vergessen: Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung