#159 – Mein persönliches Setup -Aufgaben

Nachdem wir vor kurzem das Setup für die Termine besprochen haben, komme ich auf ein altes Thema von mir zurück. Das Aufgabenmanagement.

Ja ich habe schon viel darüber geschrieben aber mein Setup hat sich immer wieder verändert und das möchte ich dir nicht vorenthalten. Ich fange nie ganz von vorne an, es ist eher eine ständige Optimierung.

Es gibt schon einige Artikel über Aufgabenmanagement, der beliebteste ist Ordnung im Chaos 2.0 welcher bereits 24.000 mal gelesen wurde! Es scheint also ein Interesse daran zu geben.

Aufgabenmanagement ist der Schlüssel zum erreichen meiner Ziele. Aufgaben sind Arbeiten welche ich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen will, weil diese Aufgaben mich meinem Ziel näher bringen.

Die Anzahl der Aufgaben die man am Tag lösen kann, ist sehr unterschiedlich. Es gibt Tage da erreiche ich viel und an anderen Tagen habe ich nur eine Aufgabe erledigt.

Die wichtigstes Grundregel ist die Unterscheidung in Aufgaben und Projekte.

Projekte müssen immer wie Projekte behandelt werden und nicht wie Aufgaben. In meinem ersten Buch habe ich darüber ein ganzes Kapitel geschrieben.

Eine Aufgabe wird dann zum Projekt wenn es mehrere Schritte gibt die zur endgültigen Lösung führen oder die Dauer zur Lösung der Aufgabe lang ist. Alle Aufgaben die nicht in 90 Minuten zu erledigen sind, versuche ich in kleinere Arbeitspakete (Aufgaben) zu zerlegen. Ein Projekt besteht immer aus mehreren Aufgaben.

Bei den Jahreszielen und den Lebenszielen handelt es sich immer um Projekte. Niemand erreicht ein wichtiges Jahresziel in 90 Minuten.

Beispiel: Ich möchte als Jahresziel meinen Garten schön anlegen. Aus dieser Absicht wird ein Ziel, wenn ich sie als Projekt formuliere.

Mein Garten wird brilliant bis Ende des Jahres .

Hierzu müssen folgende Aufgaben erledigt werden:

• Planung des neuen Gartens
• Erdarbeiten im garten
• Teich anlegen
• Beete anlegen
• Rollrasen verlegen usw.

Jede Einzelaufgabe kann hierbei in mehrere, noch kleinere, Aufgaben zerlegt werden. Nur diese Aufgaben gehören ins Aufgabenmanagement und in den Workflow. Mein aktuelles Aufgabenmanagement orientiert sich an Master your Workday von Michael Lindenberger, an Autofokus 4 von Mark Forster und an Getting Things Done von David Allen.

Ich habe in vielen Jahren begriffen, dass meine Ressourcen begrenzt sind. Ich habe auch in vielen Jahren begriffen, dass die wenigsten Aufgaben wirklich dringend sind und die allerwenigsten Aufgaben sind wirklich wichtig.

Dringend wird eine Aufgabe dann, wenn es brennt oder jemand blutend am Boden liegt.

Was wirklich wichtig ist, bestimme nur ich alleine. Ich denke regelmäßig über die wichtigen Dinge nach und habe einen Masterplan. Am Ende eines jeden Jahres erstelle ich mir einen Jahresplan für das kommende Jahr. Was will ich in welchen Lebensbereichen erreichen. Dieses Jahr wird dann in 90 Tage oder Quartalsziele unterteilt. Jeden Sonntag plane ich die Ziele für die kommende Woche. (Wochenplanung)

Hierbei suche ich aus allen Bereichen bei den 90 Tage Zielen eine Aufgabe aus und trage diese mit Fälligkeit in 4 Wochen in die Liste Zukunft ein.

10 Aufgaben aus der Liste Zukunft werden für die kommende Woche in die Liste Chancen übertragen und mit der Priorität Hoch versehen.

Die Liste Chancen ist eine geschlossene Liste. Im Laufe der Woche kann hier keine weitere Aufgabe hinzukommen. Diese Vorgehensweise erhöht die Fokussierung auf diese Aufgaben. Schließlich sind das meine wichtigen Aufgaben.

Jeden Morgen suche ich mir eine Aufgabe aus der Liste Chancen und übertrage diese in die Liste Opportunity Now.

Nur eine Aufgabe und nur aus der Liste Chancen. Ich beginne den Tag mit einer wichtigen Aufgabe. Selbst wenn ich nur diese eine Aufgabe erreicht habe, bin ich meinen Lebenszielen näher gekommen. Es ist nicht wichtig wie schnell man unterwegs ist, man muss auf dem richtigen Weg sein! Alle neuen Aufgaben des Tages schicke ich per Mail an meine Aufgabenmailadresse und diese landen im Eingangskorb.

Abends wird dieser Eingangskorb bearbeitet und für jede Aufgabe Prioritäten und eine Fälligkeit gesetzt. Spricht nichts dagegen, dann bekommt jede neue Aufgabe die Fälligkeit in vier Wochen und landet in der Liste Zukunft. Handelt es sich um etwas wirklich dringendes, dann kann die Fälligkeit auch in der aktuellen Woche liegen die Aufgabe muss aber in die Liste Zukunft.

Der Workflow sieht also so aus:

 

(Schwarze Pfeile = Planung ; Rote Pfeile = Workflow)

1. Aufgabe aus Chancen in Opportunity Now verschieben

2. Die Aufgabe in Opportunity Now erledigen

3. Die Liste Chancen 2 x durchgehen und sich fragen : Gibt es noch eine Aufgabe die ich jetzt erledigen möchte?

4. Eventuell diese Aufgabe bearbeiten.

5. Anschließend die Liste Zukunft durcharbeiten und Aufgaben bearbeiten.

6. Abends den Eingangskorb leeren.

Dieser Workflow sorgt dafür, das am Ende der Woche einige oder alle wichtigen Aufgaben erledigt sind.

Er reduziert den Stress, da meine Ressourcen begrenzt sind.

Die wirklich erfolgreichen Menschen auf dieser Welt arbeiten nicht mehr als die weniger erfolgreichen Menschen. Aber sie arbeiten an anderen Dingen.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung