#168 – Multitasking ist etwas für Versager …

Wer heute etwas auf sich hält, macht mehrere Aufgaben gleichzeitig. Wir bezeichnen das Bearbeiten mehrerer Aufgaben als Multitasking. Frauen wird nachgesagt, dass sie Multitaskingfähig sind, Männer seien das nicht.

Wer nicht mehrere Dinge gleichzeitig macht, gilt als unmodern oder nicht mehr talentiert für das Zeitalter der Digitalisierung. Schauen wir uns einmal die Fakten an:

In der alten Welt der seriellen Abarbeitung einer einzelnen Aufgabe bearbeitet man diese Aufgabe und beginnt eine neue Aufgabe wenn diese beendet ist.

Beim Multitasking bearbeite ich eine Aufgabe eine gewisse Zeit, unterbreche die Aufgabe dann um an einer anderen Aufgabe weiter zu arbeiten. Auch diese zweite Aufgabe bearbeite ich nicht komplett, sondern fange irgendwann mit der dritten Aufgabe an. Danach arbeite ich an der ersten Aufgabe weiter, dann wieder die zweite Aufgabe und dann die dritte Aufgabe.

Macht man die Zeitscheiben für jede Aufgabe beliebig klein, spricht man von Multitasking. Man bearbeitet mehrere Aufgaben quasi parallel.

Unser Gehirn arbeitet mit Aufmerksamkeitsspannen von 3 Sekunden. Dies bedeutet alle drei Sekunden sucht es sich ein neues Thema.

Wir können uns drei Sekunden auf etwas konzentrieren, danach sucht unser Unterbewusstsein schon wieder eine Ablenkung. Nur wenn wir mit Spaß und Gefühl dabei sind verlängern sich diese Zeitspannen.

Wir merken das in Momenten wo uns eine Aufgabe fesselt, wir mit allen Sinnen dabei sind und einfach keine Unterbrechungen zulassen.

Ablenkung ist also in unserem Gehirn tief verankert.

Wie sieht es aber aus, wenn wir versuchen mehrere Dinge gleichzeitig zu tun? Entweder weil wir einen vollen Terminplan haben oder zuviel Aufgaben gleichzeitig auf uns einströmen und uns unterbrechen.

Heute haben wir ja jede Menge dieser Unterbrecher; Mail, Chat, Messenger, Facebook, Twitter usw.
Nehmen wir ein einfaches Beispiel:

Du kommst morgens ins Büro und hast 15 neue Mails in Deinem Eingangskorb.  Dein Chef will bis mittags den Quartalsbericht. Ein Kollege steht an deinem Platz und hat mal wieder eine Frage.

Als du Zuhause losgefahren bist, wolltest du noch die Auslegung für den Kunden X machen. Du hast also definitiv drei Aufgaben und was die 15 Mails bringen, erfährst du erst, wenn sie alle gelesen sind. Du spricht zunächst mit dem Kollegen, was dir eine zusätzliche Aufgabe bringt. Nachdem der Kollege weg ist, öffnest du Outlook und gehst deine Mails durch. Gleich bei der ersten Mail will jemand eine Antwort von dir, die längere Recherche bedeutet. Du startest damit um nach wenigen Minuten vom Chef einen Anruf zu erhalten, welcher dich daran erinnert, dass er unbedingt den Quartalsbericht braucht.

Also legst du alles zur Seite und beginnst mit dem Quartalsbericht. Du suchst alle notwendigen Unterlagen zusammen, als dein Kunde anruft und nachfragt, wo denn die Auslegung ist. Also legst du den Quartalsbericht etwas zur Seite, besorgst dir die Unterlagen und startest mit der Auslegung. Kaum bist du mitten drin, als nochmal dein Chef anruft. Also wieder die Unterlagen vom Quartalsbericht hervorgeholt und erneut gestartet. Jeder Neustart führt dazu, dass du organisatorische Arbeiten erledigen musst, die nichts mit der tatsächlichen Verarbeitung zu tun hat. Jeder Wechsel nimmt von deiner wertvollen Zeit einen Teil für die Organisation des Wechsels. Das Umschalten von einer Aufgabe zur anderen benötigt zusätzlich Zeit. Zeit die du meistens nicht hast.

Die Universität of California Irvine hat in einer Studie festgestellt, dass sich der IQ um 10 Punkte reduziert wenn die Menschen mit Mails bombardiert werden. Nach jeder Unterbrechung dauert es bis zu 20 Minuten bis die Person wieder effektiv an der Aufgabe arbeiten kann. Die Produktivität sinkt um 40%.

Wer Multitasking versucht, reduziert seine Produktivität um 40%!!!

Was wir ohne Multitasking in 6 Stunden erledigen, dafür benötigen wir mit Multitasking schon 10! 

Wir meinen aber wir haben alle Eisen im Spiel und wären effektiv. Das ist aber nicht so!

Wir sind beschäftigt aber nicht effektiv. Wir sind am Abend erledigt und haben nicht das erreicht, was wir eigentlich vorhatten.

Warum das so ist erkläre ich an meinem Modell vom menschlichen Gehirn, meinem Automat Mensch.

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Wie schon mehrfach besprochen haben wir zwei Bereiche in unserem Kopf. Der Automatikregelkreis (Unterbewusstsein) verarbeitet eine Vielzahl an Signalen und reagiert, wie der Namen vermuten lässt, automatisch. Dieses Verhalten ist konditioniert , also antrainiert. Wir gehen automatisch, wir tanzen automatisch und wir können viele andere Dinge automatisch tun. Wir denken nicht darüber nach.

Der Motivationsregelkreis, unsere Bewusstsein, kann sich immer nur auf eine Sache konzentrieren. Es wird auch alle drei Sekunden abgelenkt. Gibt es etwas Interessanteres, dann ist das Bewusstsein schnell wo anders. Deshalb Prokrastinieren wir und schieben die Dinge auf.

Dieses Bewusstsein wird mit 100 Bit an Daten pro Sekunde aus dem Automatikregelkreis versorgt. Das sind etwa zehn Buchstaben pro Sekunde. Daraus generiert es Meine Wirklichkeit.

Sich auf etwas konzentrieren ist deshalb schwierig und benötigt Zeit ohne Ablenkung. Unsere Motivation nimmt schnell ab.  

Wenn wir zum Beispiel Tanzen lernen, dann läuft der Lernprozess zunächst über den Motivationsregelkreis. Der Tanzlehrer zeigt uns mit seiner Partnerin die Figur und erklärt sie. Wir merken uns den Namen, oder auch nicht. Unser Automatikregelkreis verfolgt die Figur und den Ablauf. Danach trainieren wir unseren Automatikregelkreis auf diese Figur. Wir üben sie so lange, bis wir diese Figur können ohne darüber nachzudenken. Sie wird automatisiert.

Ist der Lernprozess abgeschlossen, dann können wir während dem Tanzen mit unserer Partnerin kommunizieren.  Wir könnten dann sogar die Relativitätstheorie mit ihr besprechen während wir Cha-Cha tanzen. Viele meinen hier handelt es sich um bereits um Multitasking.  Aber in Wirklichkeit macht der Automatikregelkreis eine Aufgabe und der Motivationsregelkreis eine Aufgabe.

Der Mensch hat praktisch zwei Prozessorkerne die jeweils eine Aufgabe erledigen. Kritisch wird es mit der Relativitätstheorie wenn wir im Cha-Cha an eine Figur kommen, welche noch nicht komplett automatisiert wurde. Jetzt meldet sich der Automatikregelkreis beim Motivationsregelkreis und blockiert diesen für die Relativitätstheorie. Der Fokus ist weg, das Gespräch verstummt, wir schauen auf unsere Füße.

Wir können also nur eine Automatikaufgabe und eine auf die wir uns konzentrieren gleichzeitig.

Konzentration ist unteilbar und Teil eines schweren Prozesses im Motivationsregelkreis. Aufwendig, energieintensiv und von Ablenkung bedroht. Wer viele Dinge gleichzeitig macht, macht wenig Dinge richtig. Fokus ist zu einer Seltenheit geworden. Ablenkung ist der Normalfall.

Nehmen wir das Zugunglück von Bad Aibling. 90 Menschen werden verletzt, 12 Menschen sterben. Der Fahrdienstleiter soll verbotenerweise mit dem Smartphone gespielt haben.

Täglich kommen LKWs aus ungeklärter Ursache von der Fahrbahn ab, fahren auf Stauende auf oder Menschen kommen auf einer kerzengeraden Straße vom Weg ab.

Ablenkung und Multitasking tötet. Fokus ist die neue Droge für mehr Produktivität. Gleichartige Dinge müssen zusammengefasst werden. Wir müssen an einer Sache bleiben bis sie zu Ende gebracht ist.

Eine solche Vorgehensweise entspricht unserem Naturell.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!

 

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