#173 – Zeit für deine Aufgaben – Trevor

Es gibt Tage, die gehen zu Ende und man hat nicht alles erledigt, was man sich vorgenommen hat. Das passiert jedem, auch mir. Manchmal sind die Aufgaben auf meiner Liste abends identisch mit den Aufgaben am Morgen. Dann ging dieser Tag vorbei mit anderen Aufgaben oder mit Ablenkungen.

Aufgaben stehen in der To-Do Liste und haben eine Erinnerung, meistens bei Fälligkeit. Jede Aufgabe  hat aber eine unterschiedliche Dauer für ihre Erledigung. Große Aufgaben mit vielen Zwischenschritten müssen in kleinere Aufgabe zerlegt werden. Es handelt sich dabei nämlich um Projekte .Projekte müssen immer als Projekte behandelt werden das steht schon in meinem ersten Buch!

Neben den Aufgaben gibt es noch ein Tool welches unseren Tag abbildet, das ist der Kalender. Im Kalender stehen alle Termine mit ihrer voraussichtlichen Dauer. Zumindest sollten diese dort stehen.

Folgendes Szenario: Dein Kalender hat mehrere Meetings und Kundenterminen, welche zusammen 7 Stunden dauern, gleichzeitig hast du aber noch fünf Aufgaben, wovon jede Aufgabe mindesten 30 Minuten in Anspruch nimmt. Was passiert mit den Aufgaben? Sie bleiben liegen.

Die Meetings im Kalender sind fest eingeplant und können nicht verschoben werden. In der verfügbaren Zeit des heutigen Tages bleibt für die Aufgaben kein Platz!

Genau darin liegt ein Problem jeder To-Do Liste. Die Bearbeitung findet einfach keine Zeit. Keine Zeit im Zeitplan deines Tages, deinem Kalender!

Ich habe jetzt ein tolles Tool entdeckt, welches mir hilft die Aufgaben in meinen Kalender einzuplanen

Trevor. 

Trevor ein persönlicher Assistent für iOS. Es arbeitet mit dem nativen Kalender und den Erinnerungen von iOS. Damit kann man Trevor mit allen Apps verwenden, welche sich mit dem Kalender und den Erinnerungen synchronisieren. Für die Aufgabenliste verwende ich seit vielen Jahren 2Do. Für mich die beste App für die To-Do Liste. Alle Aufgaben von 2Do erscheinen in den Erinnerungen von Apple, das passt also hervorragend zu Trevor.

Alternativ kannst du auch Aufgaben aus dem Tool ToDoIst direkt mit Trevor synchronisieren.

In den Einstellungen von Trevor sucht man sich die Kalender mit denen man arbeiten will und die Aufgabenlisten aus.

In der Grundansicht von Trevor sieht man jetzt die Timeline des Tages und alle Eintragungen aus den Kalendern. Freie Zeitblöcke werden so auf einen Blick sichtbar.

Am unteren Bildschirmrand blendet Trevor jetzt die Aufgaben der Aufgabenliste ein. Durch wischen links/rechts wählst Du eine Aufgabe aus, welche Du einplanen möchtest und ziehst sie oben in einen freien Zeitblock.

Trevor erstellt jetzt einen Aufgabenblock von 30 Minuten mit dem Titel der Aufgabe.  Damit hast du dieser Aufgabe ein Zeitfenster gegeben. Diesen Eintrag findest Du jetzt auch in deinem Kalender. Wenn Du also die Timeline deines Kalenders durchläufst, siehst du deine Termine und deine Aufgaben Seite an Seite.

Markierst Du eine Aufgabe in Trevor, dann hast du folgende Möglichkeiten:

 

Die Aufgabe im Kalender ansehen, die Aufgabe umbenennen, die Aufgabe als erledigt markieren, die Aufgabe verschieben oder die Aufgabe entfernen. Verschiebst du eine Aufgabe mit dem Befehl Postpone, dann verschwindet sie aus dem Kalender und landet wieder unten auf der Startseite bei den Aufgaben. Sie kann also neu eingeplant werden. Alles geht einfach per Drag and Drop. Verschieben in der Timeline ist jederzeit möglich.

Jeden morgen trage ich mit Trevor die wichtigsten Aufgaben des Tages in die freien Zeitblöcke ein. Ich sehe sofort, was ich heute erreichen kann und was nicht. Es hilft nichts sich etwas vorzumachen. Wer seinen Aufgaben keine Zeit gibt, wird mit der Zeit keine Aufgaben mehr erledigt bekommen.

Trevor ist ein tolles Tool, das du unbedingt ausprobieren solltest. Es ist übrigens kostenlos.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung.