#122 – Ordnung im Chaos – Den Tag im Griff

Wenn du Dir über Deine Ziele im Klaren bist, kannst du an jeder Kreuzung im Leben den richtigen Weg einschlagen. Und wenn du falsch abgebogen bist, erkennst du es und kannst die Richtung korrigieren. Was wichtige Ziele sind, darüber hatten wir es in #120 – Ordnung im Chaos – Ziele

Unsere heutige Arbeitswelt ist aber so, als sagt Dir jede Minute jemand: da musst du hin oder dort. Es redet permanent jemand auf Dich ein und sagt Du sollst die Richtung ändern. Was tun wir. Wir hören darauf und kommen vom Weg ab. Von unserem Weg!

Wichtig ist aber nur unser Weg! Nicht was dringend ist, ist unbedingt auch wichtig!

Und jede Mail, jede Chatnachricht, suggeriert unserem Gehirn, das es wichtig ist. Also lenkt unser Reptiliengehirn unsere Aufmerksamkeit dahin. 99% aller Nachrichten sind aber total unwichtig, dienen nicht der Entwicklung des Empfängers und meistens nicht einmal der Entwicklung des Unternehmens. #65 – Pest oder Cholera?

Wie machen es erfolgreiche Menschen? Die blenden die unwichtigen Dinge aus, ignorieren sie.

Die fokussieren sich auf ihre Ziele und ihre Aufgaben dahin. Ständige Unterbrechung führt dazu, dass wir 25 min brauchen um wieder konzentriert an die Aufgabe zu gehen. Unser Automatikregelkreis belohnt jede Zielerreichung mit einem Dopaminschub. Wir fühlen uns gut. Dopamin klingt aber schnell ab. Desweiteren ist das Glücksgefühl abhängig von der Größe des Zieles. Nur wer etwas richtig Großes erreicht, wird damit richtig glücklich. Je schwerer der Weg dorthin umso größer die Befriedigung.

Wenn wir aber dauernd unterbrochen werden, abgelenkt sind, ständig eine andere Aufgabe beginnen weil diese gerade dringender erscheint, dann gehen wir abends nach Hause ,haben nichts erreicht, fühlen uns unglücklich und gestresst. #67-Konzentriere dich auf das was du tust.

Es geht nicht um Work-Life Balance es geht um Selbstbestimmung oder Fremdbestimmung. Dauernde Fremdbestimmung ist wie dauernde Unterbrechung. Das führt zu einem Leben wie im Hamsterrad, wie in der Legebatterie. Wir brauchen also Ziele die wir erreichen wollen. Und wie kommen wir mit allen Unterbrechungen am Tag zurecht?

Wir müssen in jeden Tag hinein gehen mit einer klaren Vorstellung was wir erreichen wollen! Ein großes Problem bei all unserer Planung ist die Tatsache, dass wir alles was wir tun meistens überbewerten und alles was andere tun meistens unterbewerten.

Glaubst Du nicht? Bist Du nicht auch schon mit 10 Aufgaben in den Tag gestartet und abends waren noch 9 übrig? Wir schaffen nicht das, was wir glauben zu schaffen.

Wir müssen also vorsichtig sein, nicht zuviel zu planen. 15 Ziele auf einer Liste sind demotivierend aber drei Ziele könnten wir schaffen oder? In der Reduzierung liegt die Kraft. Erfolgreiche Menschen schaffen auch keine 15 Aufgaben am Tag. Sie schaffen drei wichtige Aufgaben. Drei Aufgaben die sie ihren Zielen näher bringen. Auf der Basis dieser Überlegung stelle ich jetzt mal mein System für den Tagesworkflow vor.

Es arbeitet mit 4 Listen:

<EINGANG> : Das ist die Liste in der alle neuen Aufgaben eingetragen werden. Ein neuer Anruf mit einer Frage? Eingetragen. Eine Mail bei der etwas zu tun ist, neue Aufgabe hinzufügen. Das ist ähnlich wie bei GTD.

<CHANCEN> : Hier stehen meine wichtigen Aufgaben aus der Monats-/Wochenplanung. Alles Aufgaben die mich meinen Zielen wirklich näher bringen. Sortierung nach Priorität.

<TOP> : Hier sind die Aufgaben drin, die nicht aus meiner Planung kommen. Das sind extern getriggerte Aufgaben. Die können wichtig sein, sind aber meistens dringend. Die Liste wird nach Fälligkeit sortiert.

<QuoVadis> : Wohin gehst Du? Das ist die Frage jeden Tag. Hier stehen die zwei Aufgaben, welche ich heute unbedingt erledigen will. Sie sind für meine weitere Richtung wichtig.

Wie sieht jetzt ein normaler Tag aus?

Morgens entscheide ich mich für zwei Aufgaben welche ich nach <QuoVadis> verschiebe. Diese Aufgaben können per Definition nur aus der Liste <CHANCEN> sein. Mit dieser Maßnahme fahre ich ins Büro.

Dort beginne ich direkt mit den beiden Aufgaben aus <QuoVadis>. Ich arbeite mit dem Pomodoro System. Erst wenn diese beiden Aufgaben erledigt sind, lese ich meine Mails und beginne mit anderen Aufgaben.

Andere Aufgaben bedeutet, ich gehe in die <TOP> Liste. Hier stehen dringende Aufgaben und externe Anforderungen. Jetzt arbeite ich diese Aufgaben ab, welche heute fällig sind.

Kommen neue Aufgaben hinzu, dann landen diese, zunächst ohne Bewertung, in der Eingangsliste. Damit stelle ich sicher, das nichts verloren geht.

Die größte Unterbrechung im Tagesablauf sind Mails.

Mails sind die größte Plage geworden. Einfach verschickt, kann ich schnell viele Menschen in Ihrer produktiven Arbeit unterbrechen. Ursprünglich war das mal anders gedacht.

Die wichtigste Grundregel für produktives Arbeiten lautet: e-Mails immer blockweise bearbeiten.

Ich habe hier einen Block am Vormittag (nach den QuoVadis Aufgaben) und einen am Nachmittag. Alle Signale und Töne für neue Mails habe ich abgestellt.

Am späten Nachmittag mache ich dann einen Tagesrückblick. Erst jetzt werden die neuen Aufgaben bewertet. Ich nehme mir die Eingangsliste vor und arbeite den nachfolgenden Workflow ab:

Es gibt nur vier Prioritäten.

Priorität D: Es ist nichts zu tun, macht kein Spaß und ist nicht wichtig. ->Landet im Papierkorb

Priorität C: Es ist etwas zu tun, macht keinen Spaß ist aber wichtig. ->Delegieren an jemand der es besser kann

Priorität B: Es ist etwas zu tun, macht Spaß und ist wichtig. -> In die <TOP> Liste eintragen.

Priorität A: Es ist etwas zu tun, macht Spaß, ist wichtig und bringt mich meinen Zielen näher. -> In die <CHANCEN> Liste eintragen.

Diese Einordnung selektiert schon einmal. Die meisten Aufgaben die auf uns zukommen führen meistens nicht zum Weltuntergang wenn sie nicht erledigt werden.

Nur ganz wenige Aufgaben sind A-Aufgaben! Die machen uns aber glücklich und bringen uns den Zielen näher. Sie entscheiden auch über Erfolg oder Misserfolg.

Do it tomorrow!

Wichtig bei allen neuen Aufgaben ist folgende Regel:

Maximal drei Aufgaben in der <TOP> Liste sind morgen direkt fällig, die nächsten drei Aufgaben jeweils einen Tag später.

Diese Vorgehensweise führt dazu, das eingehende Aufgaben die wichtig sind, abgearbeitet werden.

Wir haben also im günstigsten Fall täglich 2 <QuoVadis> Aufgaben plus 3 <TOP> Aufgaben zu erledigen.

Natürlich kann es auch hier zu einer Häufung von Aufgaben in der <TOP> Liste kommen. Wenn ich zum Beispiel fünf Tage hintereinander täglich 3 neue Aufgaben hinzu bekomme, dann habe ich nach 5 Tagen 12 fällige/überfällige Aufgaben. Aber das ist so. Das kann man nicht ändern. Die <TOP> Liste entspricht meinen Ressourcen. Wenn die ausgelastet sind, dann geht es mir wie meinem Computer: Das System ist ausgelastet.

Was ist aber mit großen Aufgaben die viel Zeit brauchen? Darum kümmern wir uns nächste Woche.

Dranbleiben – Es gibt noch Hoffnung