#97 – Urlaub, Sonne, volles Postfach?

Jetzt beginnt die schönste Zeit des Jahres, die Urlaubszeit. Für viele beginnt der “Terror” am Tag der Wiederkehr. Nicht der des Herrn, sondern Deiner Wiederkehr aus dem Urlaub.

356 ungelesene e-Mails im Posteingang.

Was tun? War der Urlaub umsonst? Bricht jetzt die Welt über Dich herein?

Wer mein Buch Ordnung im Chaos kennt, kennt das e-Mail Epidemiegesetz. Je mehr Mails Du schreibst umso mehr bekommst Du!

Pro Mail benötigt man mindestens 1 Minute. Dann hast Du die Mail nur gelesen. Du hast weder reagiert, noch geantwortet. Also sind das, 356 Minuten oder fast 6 Stunden.

Für was?

Man kann davon ausgehen, dass die meisten dieser Mails veraltet sind. Entweder ist das Pferd schon verdurstet, oder ein anderer Kollege hat es versorgt und geritten.

Oberstes e-Mail Tatsache : Wirklich wichtige Mails kommen wieder, wenn sie nicht beantwortet wurden!

Alles was ist zu tun?

Die Antwort darauf, beginnt praktisch vor Deinem Urlaub. Da schreibt man normalerweise einen Abwesenheitsassistenten. Hier liegt der Schlüssel zur entspannten Rückkehr nach dem Urlaub. Nehmen wir mal folgendes Szenario. Ich bin bis zum 29.8.2014 in Urlaub und komme am 1.9. wieder ins Büro.

Variante 1 – Abwesenheitsassistent:

Sehr geehrter Mailsender, ich bin bis 29.8. in Urlaub und kann deshalb ihre Mail nicht beantworten. Ihre Mail wird in dieser Zeit nicht weitergeleitet und kann deshalb nicht beantwortet werden.

Was passiert? Die Mail liegt im Postfach, der Absender bleibt alleine und du hast am 1.9. alle Themen auf dem Tisch bzw. Im Posteingang. 🙁

Variante 2 – Abwesenheitsassistent:

Sehr geehrter Mailsender, ich bin bis 2.9. in Urlaub und kann nicht auf ihre Mail antworten. Wenden Sie sich in dieser Zeit an Hr. / Fr. XXX.

Nach meinem Urlaub werde ich alle Mails löschen, da ich in vertretbarer Zeit, nicht nachvollziehen kann, was erledigt und wichtig ist. Sollte ihr Anliegen eine Aktion meiner Seite nach meinem Urlaub erfordern, schicken Sie diese Mail bitte erneut mit dem Wort wichtig im Betreff.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Was ist hier anders?

Du kommst am 1.9. zurück und niemand erwartet dich. Du hattest ja den 2.9. als Tag der Wiederkehr bekannt gegeben. Alle Mails die nicht den Zusatz wichtig haben verschiebst du in den geschlossenen Posteingang.  (Der geschlossene Posteingang ist der Ort für erledigte Mails)

Diese Funktion kannst Du über eine Regel in Outlook automatisieren. Lege einen temporären Posteingang “wichtig” an. Über die Regel filterst Du alle Mails mit “wichtig” im Betreff und verschiebst sie in den Posteingang “wichtig”.

Nach Deinem Urlaub verschiebst Du alle Mails im normalen Posteingang in den geschlossenen Posteingang.

Fertig ist der Arbeitsbeginn. Den wichtigen Mails kannst du dich dann am 1.9. widmen. Am 2.9. bist du wieder für alle erreichbar.

Du beginnst stressfrei nach Deinem Urlaub.

Was, Du denkst das kann man nicht machen? Du hast niemandem etwas versprochen! Du hast Deine Regeln bekannt gegeben und jeder hat die Chance eine Aktion von Dir zu bekommen. Niemandem wird diese Hilfe verweigert.

Wie gesagt : Wirklich wichtige Mails (das sind weniger als 1% ) kommen sowieso wieder, wenn sie unbeantwortet bleiben.

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!