#189 – Aufgabenmanagement – Things 3 und die begrenzten Ressourcen …

Vor einigen Wochen habe ich darüber geschrieben dass ich mich beim Aufgabenmanagement mit Things 3 beschäftige.

http://ikeanet.de/homepage2013/185-die-dinge-regeln-mit-things-3/

Jede neue App, jede Veränderung sollte auch ein Grund dafür sein, seine eigene Vorgehensweise in Frage zu stellen.

Aufgabenmanagement oder Selbstmanagement ist nämlich eine Frage der Disziplin und der Vorgehensweise und weniger eine Frage von Apps oder Technologie.

Menschen die keinen Plan in ihrem Leben haben oder keine erkennbare Struktur, denen hilft auch kein GTD und keine App. 

 

Alles beginnt mit der Frage was will ich tun und vor allem warum?

Die Zeit für die Erledigung unserer Aufgaben wird gefühlt immer weniger. Jeder will etwas von uns. Der Messenger pfeift, das Mailprogramm tutet und auf Facebook haben die Freunde auch schon wieder etwas neues gepostet. Im Business ist es nicht anders. Waren die meisten meiner Kollegen bereits unter den e-Mails versunken und antworten nicht mehr, dann haben die Firmen jetzt ein Facebook für Arme erfunden. Social Networking. Jeder postet etwas in die Welt und alle lesen mit.

Wir leben in einer Zeit, in der der Fokus verloren gegangen ist. Im Büro, in der Politik in den Medien. Wir können uns nicht mehr länger als 2 Minuten auf eine Sache konzentrieren, dann suchen wir nach Ablenkung. http://ikeanet.de/homepage2013/162-konzentriert-fokussiert-produktivitaet/

Generation Y und Generation Z sind davon noch stärker betroffen. Wirkliche Stärke liegt aber in der Fokussierung. Menschen und Firmen die sich fokussieren erreichen mehr als Andere, welche viele Dinge beginnen und nicht zu Ende bringen. Fokussierung bedeutet  aber auch, die richtigen Dinge zu tun und nicht nur fokussiert etwas zu tun, was mich nicht weiter bringt und niemandem hilft.

Wie erkenne ich die wirklich wichtigen Dinge?

Darüber habe ich auch schon mehrfach geschrieben. Jeder muss für sich definieren, was er gerne in welchen Bereichen seines Lebens erreichen möchte.

Die Bereiche des Lebens sind, dein Beruf, deine Kontakte (Familie), dein Körper , dein Geist und deine Entwicklung. Für alle diese Bereiche steht nur ein begrenztes Zeitkonto zur Verfügung.

Glücklich wird man als Mensch nur, wenn man in allen diesen Bereichen aktiv ist. Das ist bei keinem Menschen gleichmäßig verteilt, das unterscheidet uns, aber alle Bereiche sind wichtig. Temporär kann ich ein Zeitkonto überziehen. Ich kann zum Beispiel stark im Beruf aktiv sein, werde aber zwangsläufig meine Familie oder meine Gesundheit (Körper) vernachlässigen. Viele verlieren über ihren Beruf, alle Kontakte, jeden Halt und enden im Burn-Out.

Um glücklich zu werden sollte man in jedem Lebensbereich ein Ziel oder einen Plan haben. Jedem dieser Projekte sollte man ein bestimmtes Zeitbudget zuweisen.

Schreibe dir eine Liste mit Zielen, welche du in jedem Lebensbereich erreichen möchtest.

Selbstüberschätzung und Projekte 

Das größte Problem von uns Menschen ist wahrscheinlich die Tatsache, dass wir uns selbst immer überschätzen und alle Mitmenschen unterschätzen.

Wir glauben am Tag 10 Aufgaben zu erledigen und haben am Abend mit Mühe und Not gerade drei Aufgaben erfüllt.

Grenzenlose Selbstüberschätzung führt zur Verschiebung unserer Termine und zu Frustration, weil wir nicht das geschafft haben, was wir uns vorgenommen haben.

Unser Zeitbudget ist eine feste Größe. Jeder, ob arm oder reich hat am Tag genau 24 Stunden oder 1440 Minuten. Eine gerechte Verteilung. Niemand kann sich am Abend beschweren, dass er keine Zeit gehabt hat. Jeder hat davon genau gleich viel. Es ist die Frage was tue ich in dieser Zeit und wie wichtig ist das was ich tue.

Jeder Plan und jedes größere Ziel besteht meistens aus mehreren Teilschritten und Aufgaben. Ich nenne das schon immer Projekte. Projekte müssen immer als Projekte behandelt werden und dürfen niemals eine Aufgabe sein. Planen kann ich das Projekt mit seinen einzelnen Aufgaben, verfolgen muss ich die einzelne Aufgabe dieser Projekte.

Die wichtigen Ziele in unserem Leben sind fast immer Projekte und müssen deshalb wie ein Projekt behandelt werden.

Die Ressourcen sind begrenzt. Die Warteschlangenformel im Selbstmanagement.

Wenn ich einen Backofen habe, in dem ich einen Käsekuchen in einer Stunde backen kann, dann kann ich am Tag maximal 24 Käsekuchen backen. Wenn ich mir vornehme 30 Käsekuchen zu backen, muss ich an Parametern spielen (Temperatur/Backzeit) die die Qualität negativ beeinflussen. Kurzum es geht nicht!

Genauso verhält es sich mit unserer Zeit und unseren Aufgaben.

Verfolge einmal über einen bestimmten Zeitraum wieviel Aufgaben du am Tag erledigt bekommst. Mit Aufgaben sind immer Dinge gemeint, die mehr als 15 Minuten Zeitumfang haben.

Ich habe festgestellt, dass ich davon im Durchschnitt 5 Aufgaben erledigen kann. Immer wieder muss auch ich Termine verschieben, weil ich die Aufgaben nicht zum Termin erledigen kann. Die Lösung dafür ist ganz einfach. Es ist nämlich wie mit dem Backofen. Wenn ich 5 Aufgaben erledigen kann, dann darf ich auch nur 5 Aufgaben am Tag einplanen oder besser nur 4.

Die Warteschlangenformel gilt auch im Selbstmanagement.

http://ikeanet.de/homepage2013/163-die-warteschlangenformel-am-beispiel-einer-serviceabteilung/

Die Auslastung bestimmt die Warteschlange der Aufgaben.  Bei 80% Auslastung warten bereits 3,2 Aufgaben auf ihre Erledigung.

 

Wie kann ich diese Tatsachen jetzt mit Things 3 umsetzen?

 

Ich unterscheide in Things 6 verschiedene Bereiche

 

Next Action List

Privat

Beruf

Routinen

Delegiert

Ideen&Träume

Jede Aufgabe und jedes Projekt gehört immer in einen dieser Bereiche.

Die Lebensbereiche Beruf, Kontakte (Familie),  Körper , Geist und deine Entwicklung finden sich in Projekten(Zielen) in einem der Bereiche Privat oder Beruf.  In Routinen landen alle Aufgaben die sich wiederholen und die notwendig sind.

Aufgaben welche ich an einen Kollegen delegiert habe, landen im Bereich Delegiert und alles was ich mal gerne machen würde in Ideen&Träume

Neue Aufgaben /Eingang

Jede neue Aufgabe landet in einem der oben genannten Bereiche oder gehört zu einem der Projekte in diesem Bereich. (Wenn sie mich meinen Zielen näher bringt)

Jede Aufgabe erhält eine Fälligkeit, wenn nichts anders dagegen spricht, von sieben Tagen.

Gibt es eine Deadline, dann trage ich diese ein, ansonsten bleibt die Deadline frei und die Fälligkeit bleibt auf in sieben Tagen!

 

Der Fokus der Woche

Jeden Sonntag schaue ich mir die Projekte an und definiere für jedes Projekt die nächste Aufgabe. Diese Aufgabe verschiebe ich in den Bereich Next Action List.

Nur diese Aufgaben bringen mich meinen Zielen näher. Daneben gibt es Aufgaben die zu erledigen sind, mich meinen Zielen aber nicht näher bringen.

Im Abschnitt Geplant überprüfe ich dann alle Aufgaben der kommenden Woche.

Hier gilt der eiserne Grundsatz, maximal 4 Aufgaben pro Tag einplanen. Damit habe ich 80% Auslastung bei den Aufgaben. Damit ist die Wochenplanung erledigt.

Planung am Morgen

Jeden Morgen schaue ich mir an, welche Aufgaben heute anstehen. Meistens sind das schon mehr wie 5 Aufgaben. Per Drag und Drop verschiebe ich jetzt die wichtigen Aufgaben nach oben.

Aufgaben mit einer Deadline bleiben an oberer Stelle.

Danach verschiebe ich alle Aufgaben >5 mit folgenden Regeln.

Wichtige Aufgaben oder Next Action List Aufgaben werden auf Morgen verschoben und erhalten eine Deadline mit dem morgigen Datum!

Alle anderen Aufgaben werden um eine Woche verschoben mit einer Deadline in 14 Tagen.

Damit erhalte ich eine automatische Priorisierung der Aufgaben und ich verliere sie nicht aus meinem Fokus.

Ich stelle damit sicher, dass alle Aufgaben irgendwann einmal auf den Schirm kommen.

Diese Vorgehensweise probiere ich seit einigen Wochen und sie funktioniert ganz gut. Wichtigste Erkenntnis für uns alle.

Die Ressourcen sind begrenzt!

Dranbleiben – es gibt noch Hoffnung!

 

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